Как я использую личное авто в служебных целях и получаю за это компенсацию
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как я использую личное авто в служебных целях и получаю за это компенсацию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.
В каких случаях выплачивается компенсация за использование личной машины
Такие должности, как менеджер, торговый представитель, страховой агент и многие другие специальности требуют быстрого перемещения из точки А в точку Б. При этом сама компания – работодатель зачастую не имеет служебных машин. В связи с этим, для некоторых должностей при приеме на работу прописывается условие о наличии своего автомобиля.
Именно поэтому в организациях очень часто предусматривается компенсация расходов, которые понесет работник при использовании своей личной машины в случае, если она привлекается к выполнению рабочих обязанностей.
Кроме рядовых работников, использовать свой автомобиль в интересах компании может и директор. Для него предусмотрены такие же компенсации, как и для других сотрудников.
В состав расходов на автомобиль включается:
- Топливо для заправки
- Сумма амортизации
- Затраты на ремонт и техобслуживание
- Мойка машины в рабочее время и другие подобные расходы
Статья 188 ТК РФ предусматривает использование сотрудником личного автомобиля и закрепляет необходимость выплаты компенсации в этом случае.
Для того чтобы закрепить желание работника получать компенсацию, он должен написать своему работодателю заявление. К нему необходимо приложить ксерокопию свидетельства о регистрации на машину. Нужно предоставить работодателю оригинал свидетельства для его сличения с копией.
Компенсация положена только тем работникам, у которых есть необходимость в поездках по рабочим вопросам. Причем руководитель компании самостоятельно определяет круг тех, кто будет получать такую компенсацию.
Вопросы и ошибки по рассматриваемой теме
Вопрос 1
Подлежат ли компенсации расходы на автомобиль, если управление им осуществляется по доверенности?
Даже если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то расходы, понесенные при использовании машины в служебных целях, подлежат компенсации. Загвоздка в такой ситуации только в вопросе перечисления страховых взносов. Есть две позиции. Минтруд и ФСС считают, что величина компенсации должна облагаться страховыми взносами, а решение Верховного суда №309-КГ15-8423 и высшего арбитражного суда №ВАС-4/14 говорят об обратном. Какой вариант выбрать, решает сама организация.
Вопрос 2
Как определить размер компенсации за ГСМ?
Сделать это можно несколькими способами.
Можно прописать в трудовом договоре или соглашении к нему, что возмещение производится на сумму предоставленных чеков. При этом велика вероятность, что работник предоставит «лишние» чеки.
Вариант определения суммы компенсации за 1 километр пробега тоже достаточно удобен. Например, закрепить, что с каждого километра положена компенсация 6 рублей. Соответственно, если работник проедет 1000км, то получит за это 6000 рублей.
Еще один вариант – установить конкретную твердую сумму компенсации. Но это не очень удобно, поскольку ситуации бывают разные.
В любом случае каждый из вариантов обсуждается с работником.
Ошибка
Работник использует личный автомобиль для выполнения служебных заданий на основании договора аренды с организацией. Бухгалтер не рассчитывает и не перечисляет НДФЛ с суммы компенсации. Это является ошибкой, поскольку в данном случае сумма возмещения не облагается страховыми взносами, а НДФЛ начислить и заплатить необходимо.
Использование личных транспортных средств сотрудников в работе достаточно выгодный вариант для работодателя. Очень многие фирмы практикуют такую систему. Для работника этот вариант тоже достаточно удобен. Самое главное разобраться в нюансах начисления компенсации и корректно учесть все расходы.
Отражение в учете компенсаций
Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и н буду отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами.
В случае, если например автомобиль не принадлежит сотруднику на правах собственности, а он использует его по доверенности, то возникает спорный вопрос, на который так и нет однозначного ответа.
Налоговая говорит о том, что на основании Трудового кодекса ,автомобиль должен быть личным и принадлежать на правах собственности, тогда не нужно снимать НДФЛ и страховые взносы, соответственно случай с доверенностью не попадает, но судебная практика показывает обратное, оказывается все же четкого понятия в Законе как личное имущество не прописано, поэтому личным может считаться любое имущество на законном праве, в том числе и по доверенности.
С налоговым учетом немного другая ситуация, перед бухгалтером встает вопрос, учитывать ли такие расходы при обложении налогом на прибыль? Учесть их необходимо в составе прочих расходов в соответствии с законодательными нормами.
|
Рабочий объем двигателя легкового автомобиля |
Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц |
| до 2000 куб. см включительно | 1 200.00 |
| свыше 2000 куб. см | 1500.00 |
Какие сведения вносятся в договор?
При назначении компенсации сотруднику за использование личного автомобиля учитываются многочисленные параметры автомобиля. Все сведения относительно назначения компенсации вносятся в трудовой договор. К ним относится:
- точные параметры машины, принадлежащей сотруднику компании;
- порядок эксплуатации авто в рабочих целях;
- основания для владения машины, так как работник может являться не только ее собственником, но и доверенным лицом, а также арендатором;
- срок, в течение которого должностные обязанности будут выполняться с помощью ТС;
- точный размер компенсации;
- другие затраты, связанные с эксплуатацией машины;
- документы, которые должны подготавливаться работником, чтобы он смог подтвердить свои расходы на автомобиль;
- порядок, на основании которого должны перечисляться средства;
- сроки, в течение которых выплачивается компенсация работнику.
Если нарушается хотя бы один пункт договора, то работник может отказаться от использования своей машины в рабочих целях.
Работодатели, привлекающие для работы сотрудников, имеющих собственные транспортные средства, должны знать, как грамотно оформить им компенсацию за использование машины. Для этого грамотно подготавливается соответствующая документация. Процедура назначения компенсации предполагает выполнение следующих действий:
- при трудоустройстве гражданина необходимо, чтобы в трудовой договор была внесена информация о необходимости перечисления компенсации, так как новый сотрудник будет пользоваться своей машиной для выполнения заданий руководителя;
- передается правоустанавливающая документация на автомобиль работодателю, причем сюда относится не только свидетельство о регистрации, но и ПТС, а если гражданин является доверенным лицом, то дополнительно передается копия доверенности, на основании которой он пользуется машиной;
- далее оговариваются все условия сотрудничества, которые должны быть выгодными для обоих участников трудовых отношений;
- если давно трудоустроенный работник покупает машину, которой начинает пользоваться в служебных целях, то формируется дополнительное соглашение к уже имеющемуся трудовому договору;
- если передается машина для использования другими должностными лицами компании, то составляется акт приема-передачи автомобиля;
- ежемесячно или еженедельно работником компании составляется отчет, в котором указываются все траты на автомобиль, используемый в рабочих целях;
- к этому отчету прикладываются многочисленные платежные документы, подтверждающие траты и представленные разными чеками, накладными или другими аналогичными бумагами.
Управлять автомобилем может непосредственный собственник или другие работники компании, назначаемые ответственными лицами приказом работодателя.
Можно ли взять авто в аренду?
Не облагается компенсация за использование личного автомобиля НДФЛ, но она используется для уменьшения налога на прибыль только при условии, что ее размер не превышает установленные в законодательстве нормы. Но нередко требуется перечислять владельцу авто сумму, которая превышает данную норму. Чтобы предотвратить необходимость уплачивать значительный налог, руководитель компании может принять решение о составлении с работником арендного договора.
При формировании данного документа учитывается, будет ли арендован автомобиль с экипажем или нет. Дополнительно в этом соглашении прописываются сведения о том, по каким правилам будет осуществляться обслуживание машины.
Такой договор составляется только в письменном виде, но не требует нотариального заверения или государственной регистрации. В качестве предмета договоренности выступает непосредственный автомобиль, поэтому в текст вносятся сведения о его регистрационных номерах, а также переписываются данные из ПТС и свидетельства о регистрации.
Если работник компании пользуется машиной на основании доверенности, то при составлении арендного договора придется привлекать непосредственного владельца имущества. Если арендуется авто без экипажа, то дополнительно к нему прикладывается действующий полис ОСАГО.
В законодательстве не указан размер и порядок расчета компенсации. Это дает работодателю право предоставлять сотрудникам суммы на свое усмотрение.
Размер выплат определяют следующими способами:
- Назначение фиксированной суммы. В этом случае не учитывают количество поездок, число дней в месяце и т.д. Обычно для определения размера выплат ориентируются на стоимость проката авто в регионе, расценки такси.
- Ежемесячный подсчет суммы. Размер выплат определяют, в зависимости от количества поездок гражданина по служебной необходимости, специфики работы и т.д.
Чтобы определить сумму выплат, учитывают:
- интенсивность поездок;
- срок полезного использования;
- износ авто;
- траты на горюче-смазочные материалы, ремонт, мойку, парковку.
За дни, когда гражданин не использовать авто для рабочих поездок, выплаты не предоставляются.
Порядок компенсации использования по ТК
Размер компенсации может быть в любом размере, т.к. ТК РФ не отражает ограничений, но это должно быть конкретизировано в доп. соглашении к договору с работником.
При оформлении компенсации авто работника по ТК РФ выделяются следующие выгоды и недостатки:
| Сторона | Выгода | Недостатки |
| Работодатель | Не требуется обслуживание имущества | Не свое имущество, увеличение объема документации |
| Работник | Получает полную компенсацию и авто остается в собственности | Если не работал, то не начисляется компенсация |
Размер денежных средств для выплат, предоставляемых работнику
Законодательством установлены нормы компенсации за использование личного транспорта. Они учитываются не только для определения размера выплат, но и для расчета налоговой базы (суммы прибыльного налога или налога единого типа). При этом по факту выплаты могут производиться в большей сумме, чем установлено расчетами.
Максимальный размер выплачиваемой за использование личного транспорта компенсации установлен Постановлением российского Правительства № 563 от второго июля 2013 года. Согласно установленным нормам, для автомобилей легкового типа определены следующие лимиты:
- Если объем двигателя не превышает двух тысяч кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет две тысячи четыреста рублей.
- Если объем двигателя превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.
Если речь идет об использовании личного транспорта грузового типа, который привлекается для решения задач производственного характера, максимального размера выплачиваемой суммы нет. Подлежащий выплате размер компенсации определяется сторонами в соглашении о привлечении автотранспортного средства. Начисление договорной суммы необходимо подкреплять первичными расходными документами, подтверждающими суммы затрат собственника на эксплуатацию средства передвижения.
Пошаговая инструкция покупки ТС для лица с инвалидностью в 2023 году
Лица, имеющие справку об инвалидности и отсутствие льгот в части покупки транспорта, делают выбор в пользу недорогих автомобилей. Приобрести автотранспорт для инвалида в 2023 году возможно одним из способов: заключив договор купли-продажи или передав соответствующие полномочия другому гражданину при помощи доверенности.
Внеся конструктивные изменения, выполнив замену стандартного управления на ручное или купив уже переоборудованное транспортное средство для инвалидов и оформив документы на покупку машины, следующий шаг – обратиться в ГИБДД и поставить автомобиль на учет.
В большинстве регионов в среднем расценки на переоборудование автомобиля для инвалида не превышают 10 тыс. р.
Организация, выполнившая переоборудование, в соответствии с требованиями, в подтверждение безопасности транспорта выдает специальный сертификат (Письмо ГУ ОБДД МВД России №13/5-у-1225, «О контроле за внесением изменений в конструкцию ТС»), который в дальнейшем при постановке транспортного средства на учет владелец ТС должен передать в ГИБДД.
При вычислении страховых взносов необходимо помнить, что их взимают с оплат и награждений, которые начисляются физическому лицу в пределах трудовых взаимоотношений и гражданско-правового договора. Начисление компенсационных выплат за пользование транспортного средства для работы в рамках суммы, установленной договором между работодателем и сотрудником, не является оплатой труда, вознаграждением за исполнение трудовых или других обязательств, материальной выгодой. Соответственно, такие компенсационные средства не облагаются страховым взносом.
Если сотрудник организации использует служебный автомобиль, при этом путевые листы и иные подтверждающие документы отсутствуют, то возникает у такого физического лица экономическая выгода в том размере, в котором она оценивается. Этот вид дохода облагается НДФЛ при использовании служебного автомобиля в личных целях.
В дополнение по разъяснениям чиновников становится понятным, что предоставление автомобиля по доверенности не имеет перехода прав собственности, и данный автомобиль не может считаться собственностью доверенного лица. В соответствии со статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации доверенность – письменное препоручение, которое выдается одним лицом другому для репрезентации перед третьим лицом.
Также не облагается страховым взносом компенсационная выплата по договору найма за эксплуатацию собственного транспортного средства, которое предоставлено сотруднику для управления по доверенности. Следует помнить, что за использование служебного автомобиля в личных целях ответственность несет водитель.
Расчеты по договору найма автомобиля с водителем нельзя воспринимать как компенсационную выплату работнику, которому предоставили доверенность для управления транспортным средством. Таким образом, субъект для обложения страховыми взносами для внебюджетных фондов отсутствует.
Налогообложение компенсационных выплат работнику при управлении транспортным средством по доверенности
Согласно пояснению контролирующих органов компенсация за использование работником личного транспорта в деятельности компании подлежит освобождению от налогов, только если речь идет об имуществе, принадлежащем работнику на праве собственности. Автотранспорт, которым работник пользуется по доверенности, к такому имуществу не относится.
В этом случае компенсационные выплаты:
- Не снижают налогооблагаемую прибыль компании.
- Облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Исключение: сотрудник использует транспорт, находящийся в собственности супруга (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).
- Облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 26.02.2014 № 17-3/В-92).
Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. При этом в ст. не облагаются взносами все виды определенных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Об этом говорят статьи 420 и 422 НК РФ. Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях, страховыми взносами не облагается. Список необходимых документов таков:
– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;
– копии документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании автомобиля в служебных целях.
При использовании личного автотранспорта в производственных целях может быть заключено два вида договора – аренды или оказания транспортных услуг. В обоих случаях управление транспортным средством остается за его собственником.
При аренде личного транспортного средства полагается не только арендная выплата за машину работника. Компенсационные сотруднику организации полагаются также в виде заключения работодателем договора ОСАГО и выполнения всех видов текущего ремонта автомобиля. При заключении договора аренды обязательно нужно составить акт передачи транспортного средства арендатору.
Если заключается договор на оказание транспортных услуг с помощью использования личного автомобиля в служебных целях, в нем должны быть указаны сроки оказания таких услуг и точная сумма, которую предстоит за них выплатить. Такой гражданско-правовой договор заключается не только при выполнении многоразовых поездок в течение определенного периода, но и при осуществлении разового использования автомобиля в служебных целях.