Как подать документы в электронном виде в налоговую инспекцию?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подать документы в электронном виде в налоговую инспекцию?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предусмотрено, что ФНС ежегодно по результатам заседания Комиссии утверждает план разработки и ввода в действие форматов электронных документов. Это нужно для того, чтобы пользователи форматов могли своевременно подготовить к доработке соответствующие информационные системы.
Реестр форматов электронных документов
В нём публикуют на сайте ФНС введенные в действие форматы. Налоговая служба обновляет сведения в нём в течение 5 рабочих дней с даты регистрации формата в Минюсте.
Реестр утвержденных форматов электронных документов содержит следующую информацию:
- уникальный идентификатор формата;
- наименование формата;
- версия формата;
- формальное описание формата;
- контрольные соотношения, правила верификации, указание на процедуры проверки и иные способы проверки соответствия электронного документа формату;
- правила визуализации;
- документация формата (в виде, предназначенном для восприятия человеком);
- наименование разработчика формата;
- дата ввода в действие формата;
- приказ о вводе в действие формата;
- дата прекращения действия формата;
- приказ о прекращении действия формата;
- историю изменений формата.
Публикуют форматы электронных документов в Реестре так, чтобы не нужно было обращаться к Справочнику.
Важно, что информацию о прекративших действие форматах не исключают из Реестра: она всегда доступна.
Необходимость собственноручной подписи
В своей работе мы часто общаемся с профессиональными регистраторами и юристами. В результате постоянного взаимодействия со специалистами нами было замечено, что многие из них при подаче документов в электронном виде распечатывают заполненные формы, для того чтобы заявители подписали их собственноручно и указали в соответствующих разделах листов на заявителя свои личные данные (фамилию, имя и отчество). После этого заявления сканируются, подписываются ЭЦП и отправляются по электронным каналам в регистрирующий орган.
Наша позиция такова, что подобное усложнение процесса передачи документов в электронном виде не нужно – достаточно одной только цифровой подписи.
Однако в ФЗ №129 есть конкретное указание на отсутствие необходимости нотариального удостоверения заявлений (уведомлений или сообщений) в случае их подачи в регистрирующий орган через Интернет (пункт 1.2 статьи 9). При этом нет ни слова о необходимости собственноручного подписания документа, который будет подписан ЭЦП и отправлен в налоговую инспекцию в электронном виде.
Именно поэтому от нас в ФНС России поступил следующий вопрос:
«Должен или нет заявитель в заявлении, уведомлении или сообщении вписать свои фамилию, имя и отчество на листе заявителя и собственноручно подписаться, а затем сканировать документ для отправки документов в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя»?
Приводим цитату ответа Федеральной налоговой службы России:
«Исходя из положения пункта 1.2. статьи 9 Федерального закона от 8 августа 2001 года №129-ФЗ, и подпункта 1 пункта 9 «Порядка направления в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей электронных документов с использованием информационно телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг», утвержденного приказом ФНС России от 12 августа 2011 года №ЯК-7-6/489@, собственноручное указание заявителем своих фамилии, имени, отчества (при наличии) и проставление своей подписи на заявлении (уведомлении, сообщении), предоставляемом при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, при направлении в регистрирующий орган документов для государственной регистрации в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя, не требуется».
Подтверждение получения электронного документа
На основании пункта 5.1 статьи 23 Налогового кодекса, субъекты, которые должны отчитываться в электронном виде, также обязаны обеспечить прием документов от налоговой инспекции. О том, что документ получен, в ФНС необходимо сообщить в течение 6 дней начиная с того, когда он был отправлен налоговиками. Для этого в ответ на полученный документ нужно выслать электронную квитанцию о его приеме либо уведомление об отказе в приеме.
К выполнению этого правила нужно отнестись со всей тщательностью, особенно если получено уведомление о вызове в налоговый орган, а также требование о представлении документов или пояснений. Если пренебречь ответной квитанцией либо отправить ее позже срока, то через 10 дней после его окончания банковский счет налогоплательщика может быть заблокирован по требованию ФНС. Эти полномочия налоговой службы установлены нормой подпункта 2 пункта 3 статьи 76 НК РФ.
Стоит пояснить, что санкции распространяются лишь на тех налогоплательщиков, которые обязаны обмениваться документами с ФНС посредством интернет. К тем, кто решил сдавать отчетность в электронном виде добровольно, подобные санкции не применяются. В этом случае, если налоговая инспекция не получить в установленный срок квитанцию о приеме документа, он будет направлен налогоплательщику почтой.
Отказ в приеме документов со стороны налогоплательщика может возникать по следующим причинам:
- если документ не соответствует утвержденному формату;
- если на нем отсутствует КЭП налогового органа либо она не соответствует действительной;
- если документ направлен ошибочно.
В этих случаях в ФНС отправляется уведомление об отказе в приеме документа. Если отказ обусловлен первой или второй причинами, специалисты ФНС вносят в документ необходимые правки и направляют его повторно.
Как подобрать документы для ИФНС через информационную базу
В ответ на требование ИФНС можно подобрать документы из самой информационной базы, для чего и предназначена кнопка «Выбрать из базы». В данном случае база — это та система, в которой настроен электронный документооборот с налоговой инспекцией и откуда будет отправляться ответ.
В этом случае имеются варианты, какие документы можно добавить:
- xml-файлы, которые получены при обмене с партнерами через 1С-ЭДО или 1С-Такском — нужно выбрать «Электронные документы 1С-ЭДО, 1С-Такском;
- xml-файлы книг покупок или продаж, журналов счетов-фактур — нужно выбрать «Книги покупок/продаж, журналы счетов-фактур»;
- другие скан-копии или xml-файлы — нужно выбрать «Документы из базы».
Форматы документов при обмене с ФНС
Для обеспечения электронного взаимодействия между налоговым органом и налогоплательщиком приказом ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ (далее – приказ № 16) утвержден формат документа, который описывает требования к файлам обмена для передачи данных по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.
Согласно приказу № 16 отправлять документы в налоговый орган можно в форматах:
-
xml – для документов, имеющих утвержденный формат;
-
tif, jpg, pdf, png – для скан-образов документов, составленных на бумаге.
В настоящее время ФНС России утверждены форматы для следующих документов:
-
счет-фактура;
-
корректировочный счет-фактура;
-
товарная накладная (ТОРГ-12);
-
акт приемки-сдачи работ (услуг);
-
документ о передаче товара при торговых операциях;
-
документ о передаче результатов работ (об оказании услуг);
-
акт на передачу прав;
-
счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру (УПД);
-
корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру (УКД);
-
книга покупок;
-
книга продаж;
-
дополнительный лист книги покупок;
-
дополнительный лист книги продаж;
-
журнал полученных и выставленных счетов-фактур;
-
товарно-транспортная накладная (ТТН);
-
акт о расхождениях (ТОРГ-2);
-
документ об изменении стоимости.
Отличие электронного образа документа от электронного документа
Электронный образ документа следует отличать от электронного документа. Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписывается электронной подписью (квалифицированной, простой или неквалифицированной электронной подписью) (ст. 6 Федерального закона N 63-ФЗ, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка N 252, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка N 168). Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) переводится в электронную форму с помощью средств сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. При этом могут предъявляться требования по заверению электронных образов документов электронной подписью (п. 2.2.5 Порядка N 252, п. 2.2.5 Порядка N 168).
Такое разделение документов в электронном виде свидетельствует о необходимости различать образ документа, созданного на бумаге, от непосредственно электронного, а также по-разному подходить к работе с ними.
Электронный образ документа не заменяет собой бумажный оригинал документа и не включается в Перечни электронных документов (п. 2.6 Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденных Приказом Росархива от 29.04.2011 N 32).
Данные документы также отличаются тем, что полномочия на подписание их могут быть у разных людей: одни уполномочены подписывать электронные документы, а вторые — заверять подписью электронный образ документа.
Электронные документы и их виды
Электронный документ — информация, которую можно открыть и обработать с помощью специального ПО, а также передать по телекоммуникационным каналам связи. Структура и способ передачи данных должны быть понятны для человека.
По способу возникновения электронные документы могут быть:
- Электронные — созданные в таком виде сразу.
- Электронные образы — созданные на бумаге и отсканированные.
Различаются они юридической значимостью. Образ (скан) — не оригинал документа, поэтому он не подойдет для госорганов. Например, отсканированные первичные документы не будут доказательством для налогового учета расходов.
ФНС и Росстандарт признают оригиналом документа только первый или единичный экземпляр документа в том формате, в котором он создавался изначально. Утвержденные форматы: XML, для отсканированных копий — JPG, TIFF, PDF, PNG.
В зависимости от формы документы бывают:
Структурированные (формализованные) — когда формат определяет нормативный правовой акт уполномоченного органа. К ним относятся такие форматы ЭД, утвержденные приказами ФНС:
- УПД. Счет-фактура (СЧФ);
- УПД. Счет-фактура и документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав (СЧФДОП);
- УПД. Документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав (ДОП).
- УКД (КСЧФ) — корректировочный счет-фактура;
- УКД (ДИС) — изменение стоимости;
- УКД (КСЧФДИС) — корректировочный счет-фактура и изменение стоимости.
Основные принципы электронного документооборота
В процессе электронного документооборота стороны обмениваются следующими электронными документами:
- запрос;
- обращение;
- информационное сообщение о представительстве;
- квитанция о приеме;
- уведомление об отказе в приеме;
- подтверждение даты отправки;
- ответ на запрос;
- письмо налогового органа;
- рассылка;
- технологические электронные сообщения;
- извещение о получении;
- сообщение об ошибке.
К сведению. Подтверждение даты отправки — формируемый специализированным оператором связи или налоговым органом электронный документ, содержащий данные о дате и времени отправки налогоплательщиком (представителем), налоговым органом документа в электронной форме по ТКС.
Квитанция о приеме — формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт приема на обработку представленного налогоплательщиком (представителем) запроса (обращения) в электронной форме по ТКС.
Извещение о получении — формируемое получателем для отправителя технологическое электронное сообщение, информирующее отправителя о получении электронного документа.
Формы и Форматы документов утверждены Приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.
Если налогоплательщик является участником электронного документооборота, чтобы получить информацию от налоговых органов, ему необходимо отправить в налоговый орган запрос (обращение) в электронной форме, подписанный ЭП. Если за информацией обращается представитель налогоплательщика, то необходима доверенность, подтверждающая его право на получение информационных услуг или ответа налогового органа, которая представляется налоговому органу до запроса (обращения). Копия доверенности сохраняется в налоговом органе в течение трех лет после истечения ее срока.
Право подписи электронной подписью участвующих в электронном документообороте документов имеют должностные лица налогоплательщика (представителя) и спецоператоры, чьи полномочия установлены (подтверждены) в соответствии с законодательством РФ. Документы, направляемые налоговым органом, подписываются с использованием средств электронной подписи, применяемых для автоматического создания электронных подписей в системе.
В ответ на запрос налогоплательщику (представителю) направляется комплект ответов и (или) уведомлений об отказе в приеме, сформированных налоговыми органами по месту учета налогоплательщика.
В Методических рекомендациях приведены основания, по которым информация по запросу налогоплательщика (его представителя) не предоставляется:
- запрос направлен в налоговый орган, в компетенцию которого не входит предоставление информации по нему;
- запрос не соответствует установленному формату;
- запрос представителя налогоплательщика направлен без приложения к нему информационного сообщения о представительстве, подтверждающего в установленном порядке полномочия представителя на получение информации;
- отсутствует ЭП налогоплательщика (представителя), владелец ЭП, подписавший запрос не имеет соответствующих полномочий, данные подписанта из запроса не соответствуют данным владельца сертификата ключа проверки электронной подписи, ЭП не соответствует документу.
В таких случаях налогоплательщику (представителю) направляется уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа.
Лично без нотариальной доверенности
Хороший вариант при первичной регистрации (открытии ООО или ИП), если участники не желают удостоверять свои подписи у нотариуса и могу собраться все вместе для похода в налоговую. Если кто-то из участников не может пойти в налоговую, его подпись на заявлении нужно будет удостоверять у нотариуса.
У такого способа подачи документов на регистрацию есть свой плюс, но много и минусов.
Лично заявитель с нотариально удостоверенной подписью
Если в случае с регистрацией ООО можно избежать посещения нотариуса, то в случае внесения изменения в ЕГРЮЛ или учредительные документы компании необходимо заверять соответствующее заявление у нотариуса.
Плюсы: Проверка заявления нотариусом при приёме документов специалист налоговой может сразу предупредить, что будет отказ, что сэкономит ваше время и вы сможете сразу приступить к переоформлению документов. Минусы: дополнительные финансовые затраты на оплату услуг нотариуса за свидетельствование подлинности подписи заявителя на заявлении; временные затраты руководителя (участника) на запись и поездку к нотариусу, затем в налоговую.
Новый способ подачи документов, который появился совсем недавно. DHL Express и Pony Express заключили специальное соглашение с ФНС о доставке документов в налоговую и обратно заявителю.
Для отправки документов нужно лишь вызвать курьера или доставить документы в один из офисов DHL Express. Нотариальная доверенность для подачи документов в этом случае не нужна. Документы будут поданы в налоговую на следующий рабочий день, а результаты регистрации курьер привезёт на любой указанный при отправке адрес (т.е. фактически 7 рабочих дней на регистрацию).
Воспользоваться этим способом можно связавшись с представителями компании напрямую, либо воспользовавшись услугами сервиса «Документовед» , позволяющего сформировать различные регистрационные документы для налоговой.
Пока доставка через DHL работает только для Москвы. В дальнейшем такая возможность откроется для всех регионов РФ.
Регистрация документов строится на следующих основных правилах.
Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.
Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:
- поступающую корреспонденцию (входящие документы);
- исходящие документы;
- внутренние служебные записки;
- приказы по основной деятельности;
- кадровые приказы;
- распоряжения;
- протоколы совета директоров;
- протоколы планерок (оперативок) и т.п.
Редактирование ответа на требование ФНС о предоставлении документов
В результате подбора документов (тем или иным способом) в форме ответа на требование заполняется табличная часть Представляемые документы
.
Для редактирования табличной части следует выделить строку (строки) и воспользоваться кнопками командной панели, расположенными над табличной частью (рис. 16):
- Изменить
– для редактирования строки документа;
- Удалить текущий элемент
– для удаления строки документа из ответа на требование или целиком пункта требования со всеми строками документов;
- Изменить пункт требования –
для изменения номера пункта требования;
- Переместить текущий элемент…
– для перемещения строки документа вверх или вниз внутри группы пункта требования. Чтобы переместить документ в другой пункт требования, просто перетащите его, удерживая кнопку мыши.
Единый портал государственных услуг, который на сегодняшний день позволяет компаниям решить многие свои вопросы не выходя из офиса, принимает сканированные документы, которые соответствуют определенным требованиям. Так, оцифровка бумаги должна включать в себя формирование электронных копий документов в формате TIFF, PDF. Кроме того, страницы, содержащие черно-белые и серые иллюстрации, сканируются в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Учтите, что страницы, содержащие цветные иллюстрации, сканируются в формате RGB (цветной режим) с разрешением 150 DPI или 300 DPI. Настройки яркости и контрастности производятся для достижения наилучшего результата в части четкости и цветности изображения и для оптимальной эффективности распознавания типографского текста. К тому же сканы должны открываться на просмотр стандартными средствами, предназначенными для работы с ними в среде операционной системы MS Windows 2000/XP/Vista/7/8 без предварительного вывода на экран каких-либо предупреждений или сообщений об ошибках. Не допускается в файлах устанавливать опцию запрета печати содержимого, также нельзя делать в них защиту паролем на открытие.
В письме ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ указано, что на сегодняшний день возможность отправки документов в xml-формате установлена только для некоторых видов бумаг. В том числе для счетов-фактур; журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур; книги покупок и книги продаж и дополнительных листов к ним, если они есть.
Учтите, в качестве основных форматов представления цифровых образов отсканированных документов должны использоваться TIFF и PDF. Использование других форматов не рекомендуется. Документы, состоящие из нескольких страниц, должны сканироваться в многостраничном режиме. То есть после оцифровки должен получиться один файл, содержащий образы всех страниц документа. В случае если документ состоит из одной бумажной страницы, допускается использовать формат JPEG. Формат PDF применяется для полного представления документа в электронном виде.
Приказом ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» разработан формат описи. Речь идет о списке документов, направляемых инспекторам в электронном виде по ТКС, который включает и форматы, указанные в описи, и документы, представленные в виде скан-образов. Возможность их представления в виде сканированных копий установлена для следующих документов: договор, в том числе дополнения и изменения; спецификация, калькуляция, расчет цены и стоимости; акт приемки-сдачи работ и услуг; счет-фактура, в том числе корректировочный; товарно-транспортная накладная; товарная накладная ТОРГ-12; грузовая таможенная/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним. На данный момент указанный перечень документов является исчерпывающим.