Правильное оформление больничного листа в 2021 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правильное оформление больничного листа в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Больничные листы представляют собой официальные документы, которые фиксируют факты нетрудоспособности работников в течение периода болезни или травмы. Чтобы получить его, сотруднику необходимо лично обратиться в медицинское учреждение или вызвать врача на дом. Датой открытия больничного в этой ситуации будет считаться дата обращения. Если работник болел в течение нескольких дней до этого, но не обращался к врачу, они не будут включены в срок болезни.
Общие правила заполнения БЛ
Действующий на сегодня бланк БЛ утвержден приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 № 347н.
Документ имеет формат А4 и защищен от подделки с помощью водяных знаков и штрих-кода.
Порядок оформления больничного листа (п. 56 приказа № 624) не зависит от того, о каком разделе идет речь, и кто его заполняет:
- Заполнять документ нужно печатными заглавными буквами.
- Необходимо использовать печатающее устройство или авторучку (кроме шариковой). Если используется ручка, то чернила должны быть только черными.
- Все информационные поля заполняются с первой ячейки, выход за границы полей не допускается.
- Печати не должны «касаться» информационных полей.
Выдача и оформление больничного листа совместителям.
В Порядке № 925н правила выдачи бумажных листков нетрудоспособности лицам, работающим у нескольких работодателей (по совместительству), дополнены положениями об оформлении в этих случаях электронных больничных (п. 6 – 8). Представим их в таблице.
|
Форма листка нетрудоспособности |
Вид занятости |
||
|
Сотрудник занят у тех же работодателей, что и в расчетном периоде |
Сотрудник в расчетном периоде был занят у других работодателей |
Сотрудник в расчетном периоде был занят как у этих, так и у других работодателей |
|
|
Бумажная |
Выдается несколько листков нетрудоспособности по каждому месту работы |
Выдается один листок нетрудоспособности для представления по одному из последних мест работы по выбору физлица |
Выдается несколько листков нетрудоспособности по каждому месту работы либо один листок для представления по одному месту работы по выбору физлица |
|
Электронная |
Формируется один листок нетрудоспособности для представления его номера по каждому месту работы |
Формируется один листок нетрудоспособности для представления тому работодателю, у которого сотрудник намерен получить пособие |
Формируется один листок нетрудоспособности для представления его номера по каждому месту работы либо один листок нетрудоспособности для представления тому работодателю, у которого сотрудник намерен получить пособие |
Выдача больничного при карантине.
Раздел о выдаче листка нетрудоспособности в период карантина изменится в связи с распространением коронавирусной инфекции и введением в России ограничительных мер.
В частности, установлено, что листок нетрудоспособности выдается гражданам, которые должны быть временно отстранены от работы или находиться на самоизоляции в случае введения ограничительных мер (карантина) (п. 48 Порядка № 925н).
Получить больничный лист, в том числе по беременности и родам, можно будет без личного посещения врача, с использованием телемедицинских технологий. В этом случае листок нетрудоспособности формируется только в электронном виде. Его сможет выдавать лечащий врач (фельдшер), если:
-
сведения о нем внесены в Федеральный регистр медицинских работников;
-
медицинская организация зарегистрирована в Федеральном реестре медицинских организаций (п. 50 Порядка № 925н).
С первого января текущего года заполнение больничного листа осуществляется в электронном виде. В бумажном — только если:
- Сведения работника являются гостайной.
- В отношении гражданина применены меры госзащиты.
Как уже отметили выше, заполнять больничный лист работодателю нужно теперь редко. В этом процессе он практически не участвует, но всё равно обязан электронно взаимодействовать с ФСС. Для этого можно воспользоваться одним из следующих вариантов:
- На сайте ФСС создать личный кабинет страхователя. Фонд разработал подробную инструкцию по его созданию и использованию.
Правила заполнения электронных больничных листов
Бумажные листки нетрудоспособности оформляются все реже, так как теперь пациент вправе выбрать электронный документ. Это удобно, если работник находится на карантине, на удаленном режиме работы, заболел в командировке или проходит лечение в другом городе.
Данные обо всех электронных листках нетрудоспособности вносятся в специальный реестр. Для работы с ним была разработана единая информационная система, оператором которой выступает ФСС. Работодатель может получить информацию в любое время, для этого потребуется войти в личный кабинет. Для этого необходима квалифицированная электронная подпись. В реестре ФСС хранится информация обо всех больничных, которые оформлены на работников этой компании.
Для получения доступа в систему необходима компьютерная техника, отвечающая минимальным требованиям. Если у нанимателя такой техники нет (отсутствует техническая возможность получить данные), то больничный дублируют на бумаге.
Как заполнить реестр для электронного больничного листа для ФСС, если нет 2-НДФЛ работника за предыдущие годы? В этом случае работодатель запрашивает у работника справку в формате 182н. Этот документ является основанием для начисления пособий, если в предшествующие два года сотрудник трудился в другом месте. Справка 2-НДФЛ не нужна, так как не содержит информации, необходимой для расчета и назначения пособий ВНиМ.
Какой ручкой заполнять больничный
Чернила в ручке должны быть черного цвета. Согласно приказу 624н Минзравсоцразвития разрешено заполнять больничный лист только гелиевой, капиллярной или перьевой ручкой. При этом Верховный суд РФ в 2015 году пришел к выводу, что применение шариковой ручки при заполнении — лишь технический недочет. Это не может влиять на выплату пособия по больничному листу. Важно, чтобы такой недочет не влиял на разборчивость написанного. ВС РФ обязал ФСС принять к оплате больничный лист, который врач заполнил шариковой ручкой. Однако в указанном случае работодатель, заметив ошибку, обратился в медицинское учреждение за дубликатом. Несмотря на допущение суда, для избежания споров с ФСС шариковую ручку для заполнения бланков лучше не использовать.
Порядок заполнения больничного листа работодателем
За выплату пособия отвечает работодатель. В своей части бланка он может вносить исправления. Исправлять сведения, внесенные медучреждением нельзя. Если ошибку допустил медработник, лист нетрудоспособности возвращается для замены (абз.5 п.56 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). В противном случае больничный не примут в органах соцстраха и работник не получит пособие по нетрудоспособности.
В первую очередь следует проверить период нетрудоспособности, указанный в листе:
| Причины нетрудоспособности | Период пребывания на больничном |
| Если на больничном был работник | 3 и более дней |
| Уход за больным ребенком | До 15 дней |
| Уход за больным родственником | До 15 дней, но работодатель оплачивает 3 дня |
| При обычной болезни или травмах | Не более 30 дней. Если нужно больше – требуется заключение врачебной комиссии |
| Больничный связан с беременностью и родами | Дается 140 дней, при наличии осложнений продлевается. |
Особенности заполнения строк листка нетрудоспособности
В соответствии с п. 56 Порядка N 624н все записи в больничном листе производятся в специально отведенных ячейках (начиная с первой ячейки). При наличии ошибок в оформлении листка нетрудоспособности он считается испорченным и взамен его выдается новый.
Строка «(наименование медицинской организации)». В соответствии с п. 58 Порядка N 624н в данной строке указывается полное или сокращенное наименование лица, имеющего лицензию на осуществление медицинской деятельности, включая выполнение работ (оказание услуг) по экспертизе временной нетрудоспособности, которое оказывало медицинскую помощь и выдало больничный лист. Эти данные должны соответствовать данным, приведенным в учредительных документах организации.
ФСС РФ в абз. 4 Письма от 05.08.2011 N 14-03-11/05-8545, Письме от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605 разъяснил следующее. При отсутствии в учредительных документах сокращенного наименования организации либо в случае, если полное или сокращенное наименование содержит более 29 символов, допускается его произвольное сокращение в пределах предусмотренных ячеек. При выходе за пределы информационного поля запись прекращается.
При этом территориальный орган ФСС может идентифицировать медицинскую организацию по ОГРН, указанному в разделе «Заполняется врачом медицинской организации» листка нетрудоспособности.
Таким образом, если наименование организации содержит более 29 символов, кавычки, знак номера, тире, точки и иные знаки препинания не проставляются.
Строка «(фамилия, инициалы врача)». Согласно п. 57 Порядка N 624н в этой строке указываются фамилия медицинского работника, выдавшего листок нетрудоспособности, и его инициалы (с пробелом в одну ячейку). Например, ИВАНОВ АП.
Выдача и продление листков нетрудоспособности в 2012 году
ФСС РФ в Письме от 13.01.2012 N 15-03-18/12-202 сообщил, что с 01.01.2012 вступила в силу ст. 59 «Экспертиза временной нетрудоспособности» Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон N 323-ФЗ).
Согласно п. 2 ст. 59 Федерального закона N 323-ФЗ экспертиза временной нетрудоспособности проводится лечащим врачом, который единолично выдает гражданину больничный лист сроком до 15 календарных дней включительно, а в случаях, установленных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, — фельдшером либо зубным врачом, который единолично выдает листок нетрудоспособности на срок до 10 календарных дней включительно.
В соответствии с п. 3 ст. 59 указанного Закона продление листка нетрудоспособности на больший срок (но не более чем на 15 календарных дней единовременно) осуществляется по решению врачебной комиссии, назначаемой руководителем медицинской организации из числа врачей, прошедших обучение по вопросам проведения экспертизы временной нетрудоспособности.
Таким образом, с 01.01.2012 выдача и продление листков нетрудоспособности лечащим врачом или фельдшером либо зубным врачом должны осуществляться по нормам ст. 59 Федерального закона N 323-ФЗ.
Соответствующие изменения будут внесены в Порядок N 624н.
Где и кем может осуществляться процедура?
Получить больничный листок (то есть как открыть, так и закрыть его) работник может только в учреждениях, определенных законодательством. К ним относятся все организации, которые имеют лицензию на осуществление медицинской деятельности. Форма собственности при этом роли не играет — учреждение может быть государственным, муниципальным или частным, важно лишь наличие лицензии.
К перечню специалистов, которые имеют право на закрытие листка, относятся:
- лечащие врачи медорганизаций;
- зубные врачи и фельдшеры (но только при условии наличия у них разрешения от регионального ФСС РФ);
- лечащие врачи клиник научно-исследовательских институтов или учреждений (также при условии наличия разрешения на это, но уже от Минздрава).
Стоит учесть, что закрываться документ должен только в том медицинском учреждении, где он и открывался. Причем сделать это должен именно тот врач, который первоначально открывал его. Особенно важно соблюдение этого требования в тех случаях, когда во время болезни пациент лечился или проходил обследование у нескольких разных врачей или даже в различных учреждениях.
Порядок и механизм учета листков
При приеме листков нетрудоспособности и их использовании в дальнейшем они находят отражение в документах двух типов:
| Документ | Описание |
| Книга получения бланков л/н | В ней формируются записи при приеме бланков в организацию от ФСС |
| Книга распределения бланков л/н | В ней формируются записи, когда полученные листки распределяются между врачами, имеющими право выписывать документы заболевшим людям |
Как и любые другие книги бухгалтерского учета, книги поступления и распределения в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя медицинского учреждения и скреплены печатью организации.
Необходимо отметить, что в книгах учета какие-либо записи вносятся в хронологическом порядке без пропусков или перемены местами дат. В книге распределения кроме записей о выдаче листков также указываются данные о том, сколько корешков от больничных листков было возвращено лечащим врачом. Переданные отрывные корешки, как и бланки, хранятся в лечебной организации. Срок их сохранности составляет три года.
По истечении этого срока организация имеет право уничтожить корешки, составив акт об уничтожении по законодательно установленной форме. Кроме того, листки временной нетрудоспособности могут попадать в книгу учета испорченных бланков, поскольку эти документы не выбрасываются, а также подлежат ответственному хранению.
Основные ошибки при учете
Ошибки при учете листков по временной нетрудоспособности, как правило, связаны с особенностями их обращения между ФСС и медицинским учреждением, а также при использовании в документообороте в самой лечебной организации. К типичным ошибкам при учете бсо данного типа можно отнести:
- несвоевременное составление и представление отчетов-заявок на получение больничных листов от ФСС;
- неправильное оформление книги поступления и распределения листков без заполнения необходимых граф;
- не использование забалансового счета 03 для учета больничных листов в бухгалтерском учете;
- отсутствие описи по испорченным бланкам, а также не внесение записей в книгу учета испорченных бланков;
- несвоевременное уничтожение испорченных бланков или корешков от больничных листов;
- доступ к бланкам со стороны третьих лиц, не несущих ответственности за использование бланков.
Кто может выписывать больничный?
Так как бланк делится на блоки, то все пометки в зонах, отведенных для медицинских учреждений, делает семейный врач больного по месту жительства. Что касается блока, заполняемого непосредственно на предприятии, то здесь уполномоченными являются сразу два сотрудника фирмы. Это может быть работник отдела кадров или бухгалтер. По закону, они оба могут выполнять данную функцию на равных, поэтому начальник самостоятельно решает, кому доверить эту процедуру.
В рамках пилотного проекта фонда соцстрахования, кадровики и бухгалтеры обладают такими же полномочиями по заполнению бланка, как и при стандартной процедуре. Данный проект никак не влияет на процесс оформления документа. Его суть ограничивается только тем, что с четвертого дня отсутствия работника на месте по больничному компенсируется сразу из средств фонда, а не силами работодателя.
Как сотрудник должен информировать работодателя о том, что ему выдали электронный больничный?
После закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа (ЭЛН) гражданин сообщает его номер своему работодателю, который запрашивает в информационной системе Фонда социального страхования РФ (ЕИИС «Соцстрах») ЭЛН по его номеру и СНИЛС работника, заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в ЕИИС «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя-юридического лица.
Стоит отметить, что с ЭЛН нет необходимости ехать по месту работу и «сдавать» его в бухгалтерию или кадры – работник может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом — посредством предоставления талона с номером ЭЛН, телефонной связи или информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
При этом, талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.
Регламентация по заполнению справок
Текущий регламент четко очерчивает круг лиц, допускаемых к внесению информации в медицинскую справку. Из него исключен гражданин (сотрудник компании) которому она выдается. Его задачей служит обращение к врачу, лечение и получение документа с последующей передачей руководству.
Тот в свою очередь прописывает свои сведения и передает лист в ФСС, где нетрудоспособность гражданина, включая декрет, влечет перечисление страховых выплат на счет компании работодателя. Поступившие средства передаются сотруднику.
Важно знать! В справке указывается каждая дата, когда пациент посещал лечащего врача, после чего идет или продление или выписка. Если полей недостаточно, выдается еще один бланк, и работодателю предоставляется именно он.
Применяется система кодировки, когда большая часть информации вносится в шифрованном формате и считывается автоматом. В случае некорректного заполнения оборудование не определит сведения, что затруднит расчет либо сделает его невозможным.