Что такое кадровый аудит? Каким организациям он нужен и каких результатов позволяет добиться?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое кадровый аудит? Каким организациям он нужен и каких результатов позволяет добиться?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Стоит подчеркнуть, что проведение этой процедуры показано практически на любом этапе развития бизнеса. Ситуация внутри предприятия не статична, она постоянно меняется, сотрудники приходят и уходят, находятся в непрерывном взаимодействии. Стоит четко определиться с периодичностью проведения кадрового аудита и придерживаться его.

Этапы кадрового аудита

Аудит кадровых документов проводится на территории заказчика и включает в себя следующие основные этапы.

• Подготовительный

  На этом этапе определяется цель кадрового аудита, оценивается объем работ, прогнозируются сроки. Главными факторами, влияющими на объем и сроки, являются количество персонала и сфера деятельности компании.

• Основной

  На этом этапе составляется список кадровых документов для аудита. Основной перечень, включающий в себя такие основополагающие документы как штатное расписание, трудовые договоры, трудовые книжки, должностные инструкции, кадровые приказы, личные дела, может быть расширен в зависимости от направления работы компании. Далее выполняется непосредственно аудит – проверка наличия документов, анализ их на соответствие требованиям законодательства, взаимоувязку.

• Заключительный

  На этом этапе составляется отчет, в который вносятся все выявленные несоответствия. Ввиду отсутствия регламентированной законодательством формы для аудиторской отчетности по кадровому делопроизводству, заключение составляется в свободной форме в соответствии с пожеланиями и потребностями заказчика. Особое место в отчете занимают рекомендации по устранению недостатков.

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

• смена руководства в организации;
• передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
• освобождение от должности руководителя отдела кадров;
• подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
• формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
• инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
• непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.

Аудит персонала поэтапно

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Этапы проведения кадрового аудита персонала организации

Эта работа всегда предполагает строгое соблюдение последовательности действий.

1. Подготовка.

На этой стадии нужно прописать цели и задачи анализа, ориентируясь на специфику работы конкретной организации и ее стратегические цели. Эксперты подбирают методики работы, руководитель предприятия издает приказ о проведении аудита.

2. Получение данных.

Специалисты изучают документацию, наблюдают за работой компании, организуют опросы, анкетирования, общаются с руководителями разных уровней. Проводят первый анализ собранной информации.

3. Обработка данных.

Эксперты систематизируют информацию, анализируют ее и формулируют выводы.

4. Формирование отчета.

В итоговом документе, который получает заказчик, содержится информацию о допущенных ошибках и рекомендации по совершенствованию работы организации в сфере кадров.

Что входит в процедуру

Отметим, что аудиторам предстоит комплексная и разносторонняя работа:

• требуется провести аналитический аудит кадровых документов на их соответствие требования законодателей;
• изучить финансовые отчеты, позволяющие сделать выводы, насколько эффективно работают отделы, подразделения, отдельные сотрудники;
• проанализировать информацию о заработной плате и других выплатах;
• изучить штатное расписание, обязанности работников, инструкции, приказы, табели учета рабочего времени;
• оценить психологическую мотивацию сотрудников (для этого используются анкеты, беседы, методы наблюдения);
• сравнить показатели эффективности труда в компании с нормами по отрасли.

Этапы кадрового аудита

Аналитическая работа с документацией

Вся обязательная кадровая документация должна присутствовать в компании, поэтому, прежде всего, аудиторам нужно убедиться в этом. Если какие-то документы отсутствуют, их необходимо составить.

Также аудиторы анализируют документы на соответствие действующему законодательству и оценивают правильность оформления табелей учета, штатных расписаний, трудовых договоров и другой документации.

Аналитическая работа с персоналом

Проведение кадрового аудита подразумевает оценку текущей квалификации персонала, проведение аттестаций, повышение квалификации работников. Обязательно необходимо проанализировать, как происходит процесс отбора кандидатов на должности. Учитываются особенности адаптации новых сотрудников и даже психологический климат внутри коллектива.

Оценка эффективности управления персоналом

Процедура заканчивается анализом кадровой политики в целом. Специалисты оценивают количество вакансий, их локализацию на тех или иных направлениях деятельности компании. Анализируется «текучесть» кадров, «раздутость» штата или, напротив, дефицит сотрудников.

Проверка сотрудников при приёме на работу

Дополнительно регламентирован аудит при приёме кандидатов на работу. При проверке сотрудников при приёме на работу работодатель, согласно статье 65 ТК РФ, имеет право запросить у кандидата следующие документы:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, если трудовой договор не заключается впервые;
• документ, подтверждающий регистрацию;
• документы воинского учета;
• документ об образовании;
• справку об отсутствии судимости;
• справка о наличии административных наказаний за употребление наркотических или психотропных веществ без назначения врача.

Что мы делаем в процессе кадрового аудита?

1.Проводим детальный анализ действующей системы управления персоналом, включая организационную и функциональную структуру СУП, а именно:

• порядок выполнения основных процедур в рамках управления человеческими ресурсами.
• состояние кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству.
• и т.д.

2.Проводим оценку кадрового потенциала Компании:

• менеджерский (готовность руководящего состава предприятия к реализации его стратегических и тактических целей);
• квалификационный (соответствие уровня знаний и навыков выполняемым профессиональным задачам);
• инновационный (готовность к изменениям);
• личностный;
• творческий
• и т.д.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

1. Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
2. Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

1. Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
2. Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
3. Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
4. Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
5. Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Как провести аудит кадровой документации своими силами

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 5

КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.

Кроме того, целями аудита могут являться:

— возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;

— сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;

— обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;

— повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;

— ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. д.

Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.

Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т. д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Внутренний контроль или внешнее управление?

Итак, цели аудита определены. Осталось выбрать способ проведения проверки. Задействование собственных специалистов кажется вариантом более выгодным с точки зрения оптимизации затрат. Но при этом неизбежно придется перекидывать специалистов на так называемые непрофильные участки. Основные функции они при этом выполнять не смогут.

Внешний аудит – доступный, рациональный выбор. Его главное преимущество в непредвзятости оценивания состояния кадрового документооборота. Риск намеренного искажения специалистами информации с целью сокрытия ошибок является нулевым. Соответственно, руководитель организации получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.

Зачем нужен аудит кадров: основные цели и задачи

Основной целью аудита кадров является оценка и анализ деятельности подразделения управления персоналом с целью выявления его сильных и слабых сторон, а также определения потенциальных возможностей для улучшения его работы.

Аудит кадров позволяет оценить соответствие текущего состояния управления персоналом стратегическим целям компании. Задача здесь заключается в том, чтобы установить, насколько эффективно кадровое управление поддерживает основные цели и стратегическую направленность организации.

Аудит кадров позволяет определить эффективность используемых подразделением управления персоналом методов и инструментов. Задача состоит в том, чтобы выявить наиболее успешные и непроизводительные практики работы с кадрами. Это позволяет компании определить, какие аспекты работы с персоналом требуют развития и улучшения для достижения более высоких результатов.

Что такое кадровый аудит организации

Уточнения, которые были внесены в ТК РФ в 2018 г., затронули особенности проведения оценки соблюдения норм законодательства. Проверка, позволяющая избежать возможных претензий от ГИТ – кадровый аудит, помогает привести документацию в соответствие требованиям и снизить риск возможных штрафных санкций за нарушение норм ТК. Помогая привести кадровый учет в порядок, проверка и оценка позволяют свести к минимуму вероятность негативного результата при внеплановых визитах инспекторов.

Экспертная лаборатория «Экостар» готова объяснить, что такое кадровый аудит, и помочь с выполнением проверки. Благодаря нашей работе, вы избежите судебных исков, штрафов, жалоб. Звоните или заказывайте обратный звонок, чтобы узнать подробнее!

С какой целью проводится проверка

Основная цель проверки — выявление возможных рисков возникновения трудовых споров, претензий со стороны ГИТ и т. п. Проведение аудита кадровой работы позволяет:

• оценить систему документооборота, касающегося персонала;
• проверить наличие всех обязательных документов;
• провести экспертизу документов на предмет соответствия действующему законодательству;
• провести экспертизу корректности оформления локальных нормативных актов;
• сформировать рекомендации по оптимизации работы;
• при необходимости, выполнить работы по устранению ошибок в документах;
• проверить соответствие персонала необходимым для работы требованиям.

Методы проведения проверочных мероприятий

Можно выделить три метода проведения аудита работы с кадрами:

• организационно-аналитический. Этот метод основан на изучении документов и отчетности, касающихся персонала;
• социально-психологический. Методика проверки основывается на анкетировании персонала проверяемой компании. Метод используется при оценке мотивации работников к труду, для анализа эффективности работы руководства и оправданности установленной системы поощрения;
• экономический. Основывается на сравнении социально-экономических показателей работы предприятия со стандартами, существующими в отрасли или законодательно установленными нормативами. Применение экономического метода позволяет оценить конкурентоспособность условий труда в организации и эффективность работы службы персонала.

Определить стратегию кадрового аудита компания вправе самостоятельно, исходя из поставленных целей.

Похожие записи:

• Безвизовые страны для россиян. Куда поехать без визы и без загранпаспорта
• Налог на недвижимость: кто, сколько и когда должен платить
• Как проиндексируют возмещение вреда чернобыльцам в 2023 году