Где хранится трудовая книжка работника и кто несет за нее ответственность?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Где хранится трудовая книжка работника и кто несет за нее ответственность?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003. В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.
Кто приобретает бланк трудовой книжки
Если у гражданина нет трудовой, работодатель предоставляет ему чистый бланк, если она полностью заполнена — бланк вкладыша.
Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Дебет 20, 26, 44 Кредит 60. Стоимость документа, предоставляемого работнику:
- компенсируется внесением соответствующей суммы в кассу организации;
- вычитается из зарплаты сотрудника.
Хранение электронных трудовых книжек
С 2020 года в Российской Федерации введены электронные рабочие бумаги — это альтернатива привычным бумажным документам, реализованная исключительно в цифровом виде. Принцип работы в том, что информацию о сотруднике работодатель вносит напрямую в информационную базу Пенсионного фонда РФ через личный кабинет страхователя. Работник в любое время вправе посмотреть информацию о себе в личном кабинете застрахованного лица на сайте ПФР или запросить у работодателя выписку из электронной трудовой.
В течение 2020 года сотрудники подают работодателям заявления о переходе на электронный порядок или о том, что они хотят продолжить пользоваться бумажными документами — в таком случае информация дублируется в оба формата.
Если работник целиком переходит на электронный документооборот, работодатель выдает ему бумажный вариант и не несет более ответственность за хранение трудовых книжек, выданных на руки.
Хранение трудовых книжек
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя согласно гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Обратите внимание: работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 44, 45 Порядка № 320н).
Как правильно заполнять трудовые книжки
Трудовая книжка – это важный документ для каждого работника. Она является юридическим доказательством работы и содержит информацию о трудовом стаже. Правильное заполнение книжки многое значит, поскольку любые ошибки или неточности могут привести к непредвиденным последствиям.
Перед тем, как начать заполнять трудовую книжку, нужно назначить ответственного за ее ведение. В большинстве случаев это представитель кадровой службы или штатного юриста. Этот человек должен быть в курсе всех требований и изменений в правилах заполнения.
Как правило, трудовые книжки приобретают образцы в бланках у специализированных организаций. Вначале заполняются страницы с основными данными о работнике, затем добавляются последующие записи о месте работы, дате приема и увольнения, должности, заработной плате и других сведениях.
Важно помнить о том, как хранить трудовые книжки. Для этого нужно обеспечить правильные условия, чтобы они не повреждались или не попадали в чужие руки. Оптимальным вариантом является закрытая шкафчик с ключом или специальное помещение с контролируемым доступом.
Когда заполняете книжку, важно избегать ошибок и неточностей. Наиболее общими ошибками являются:
- неправильное указание даты начала или окончания работы;
- неверные сведения о должности или обязанностях;
- ошибки в указании заработной платы;
- неправильное написание фамилии, имени или отчества работника.
Ошибки при заполнении трудовых книжек могут привести к проблемам, потере данных и сложностям при доказательстве фактов трудового стажа. Поэтому необходимо заполнять книжки внимательно и проверять информацию перед подписанием.
Заполнение трудовых книжек требует знания специфики работы, а также грамотного использования техники заполнения. Для предотвращения ошибок рекомендуется использовать официальный бланк, проверять правильность заполнения каждой ячейки и обращаться к профессионалам для консультации при необходимости.
Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?
Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.
Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:
- Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
- Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
- Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.
Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
Специальные книжки трудящихся, в которых стали записывать трудовой стаж, появились в 1939 году. И сейчас их нельзя назвать забытыми документами. Дело в том, что только благодаря им граждане, которые оформляют пенсию, могут подтвердить свой рабочий стаж до 2002 года.
Пенсионная реформа коснулась многих моментов, например, в 2017 году появилось понятие «страховой стаж», который пришел на смену «трудовому стажу». В последнее время часто заходит речь о замене бумажных книжек электронными аналогами.
Так как электронные накопители пока нельзя назвать совершенно защищенными, вопрос о переходе к усовершенствованным трудовым книжкам пока находится на этапе изучения и проработки. На сегодняшний день подобный закон не принят.
Нужно знать! Как только человек впервые устраивается на работу и официально оформляет необходимую документацию, ему открывают трудовую книжку. Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина. Если книжка заканчивается, ее продлевают с помощью специальных вкладышей.
Довольно часто предприятия подлежат реорганизации или прекращают свою деятельность. Невозможно гарантировать, что за 25-50 лет все будет стабильно, поэтому всегда есть опасность утери архивной документации. Именно поэтому вопросу хранения и сохранности трудовых книжек уделяется большое внимание.
Трудовая книжка работника хранится на предприятии столько времени, сколько он трудится на этом месте (статья 66 ТК РФ). Книжка возвращается владельцу в день увольнения. Если человек не забрал документ, его предупреждают о необходимости это сделать. Книжку выкладывают отдельно от других.
Через 3 месяца, если владелец так и не забрал свой документ, выполняются следующие действия:
- в ТК делается запись о том, что владелец не работает на предприятии, и что книжку он не забрал,
- такая же запись делается в карточке личного учета и регистрационном журнале,
- документальные подтверждения попыток передачи книжки ее владельцу вкладываются в личное дело работника.
С этого момента книжка признается невостребованной и хранится в том же месте, что и раньше, но в отдельной пачке.
Обязанность хранения книжки в сейфе или ином устройстве, равно как и оформление, ведение документа, возлагается на сотрудников отдела кадров. Его состав и масштабы зависят прежде всего от размеров фирмы. Если фирма небольшая, или это индивидуальный предприниматель, то как правило с книжками работает бухгалтер или секретарь.
Если фирма крупная, то в отделе кадров есть уполномоченный специалист. В случае смены сотрудника, ответственного за трудовые книжки, подписывается акт приема и передачи. Это делается для того, чтобы не возникало в последующем сложностей, недоразумений с самими документами и данными внутри них.
ВНИМАНИЕ! Процесс назначения сотрудника, ответственного за хранение трудовых книжек происходит на основании Приказа, изданного руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. Приказ составляется в свободной форме.
Где и как они должны храниться
Обязанность по хранению личных книжек трудящихся, а также бланков и вкладышей возлагается на нанимателя (Правительственное постановление «О трудовых книжках», издано 16 апреля 2003 года за № 225) (далее – Положение о ТК).
Согласно п. 42 данного Положения, бланки книжек относятся к бланкам строгой отчетности (БСО).
Как их правильно хранить, указано в Правительственном постановлении за № 359 от 6 мая 2008 года. В пункте 16 данного постановления говорится о том, что БСО находятся на хранении в металлических сейфах или шкафах, а также специально оборудованных комнатах. Главное условие места хранения – не подлежит порче, из него невозможно похитить документы.
Следует отметить, что в положении о ТК нет конкретного указания относительно отнесения оформленных книжек к БСО. Таким образом, руководство предприятия имеет право самостоятельно определять место для хранения подобной документации. Важно, чтобы это было безопасное во всех отношениях место.
Так как книжки хранятся на предприятии до тех пор, пока действуют трудовые отношения между работником и работодателем, последний несет за них ответственность.
Возвращается документ сотруднику в день его увольнения. Если работник умер, документ под расписку могут получить его родные (пункт 37 Положения о ТК).
Посмотрите видео. 10 вопросов по трудовой книжке:
Такая важная документация, как трудовые книжки, должна в обязательном порядке храниться в несгораемом сейфе. Если такая возможность отсутствует, следует использовать надежный шкаф, запираемый на ключ. Здесь же должны храниться и пустые бланки, которые выдаются ответственному за их ведение лицу по составленному в произвольной форме заявлению.
В конце каждого месяца кадровик, ответственный за трудовые книжки, представляет отчет в бухгалтерию, в котором содержится информация о текущем наличии пустых бланков и суммах, которые были полученные за оформление, если оно осуществлялось. Это касается также вкладышей. Счет, содержащий сведения о суммах, которые были получены за оформление бланков и вкладышей, можно составить в произвольной форме.
Если трудовая книжка не была получена работником при его увольнении в связи с его отказом, она должна храниться в архиве предприятия в течение 50 лет. В этот период времени все записи являются действительными, и в случае выдачи документа ее владельцу она будет актуальной. Поэтому независимо от того, сколько хранится трудовая книжка, по ней можно начислять пенсию при условии ее правильного оформления.
Что касается журнала ведения трудовых книжек, в случае оформления нового, старый следует хранить в архиве также на протяжении 50 лет. Таким образом, в случае необходимости все архивные записи о конкретной трудовой книжке помогут найти ее. Некоторые предприятия для удобства создают электронную копию журнала, хранящуюся на сервере или жестком диске.
Кто должен хранить трудовую книжку
Трудовая книжка — это документ, который должен вестись о трудовой деятельности работника. Ее ведение регулируется законами и правилами, которые точно определяют порядок заполнения, хранения и доступа к данным. В общем, работодатель должен хранить трудовую книжку работника на протяжении всего времени трудовой деятельности.
Передавать трудовую книжку из организации в организацию при переводе или увольнении работнику не нужно, достаточно сделать перевод записей на новый лист книжки. В случае прекращения деятельности организации книжки передаются в соответствующий орган государственной власти.
- Хранение трудовых книжек должно быть организовано на правовой основе.
- Доступ к личным данным в трудовой книжке ограничен и возможен только по письменному заявлению работника.
- Персональные данные в трудовой книжке должны быть защищены от несанкционированного доступа, обработки и уничтожения.
- При наличии достаточного основания кадровые органы могут вносить изменения в записи трудовой книжки только на основании соответствующего документа с подписью ответственного лица и печатью организации.
Работодатель обязан выдать должностное удостоверение, вкладыш в трудовую книжку и выполнить обязательства по выдаче бесплатных листков нетрудоспособности в установленном порядке. В случае утери трудовой книжки, работник имеет право на получение дубликата на новой бланке.
Все вопросы, связанные с трудовой книжкой, решаются на основании действующего законодательства. Организации должны знать свои обязанности по хранению трудовых книжек своих работников и ответственность за несоблюдение установленного порядка.
Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
Специальные книжки трудящихся, в которых стали записывать трудовой стаж, появились в 1939 году. И сейчас их нельзя назвать забытыми документами. Дело в том, что только благодаря им граждане, которые оформляют пенсию, могут подтвердить свой рабочий стаж до 2002 года.
Пенсионная реформа коснулась многих моментов, например, в 2019 году появилось понятие «страховой стаж», который пришел на смену «трудовому стажу». В последнее время часто заходит речь о замене бумажных книжек электронными аналогами.
Так как электронные накопители пока нельзя назвать совершенно защищенными, вопрос о переходе к усовершенствованным трудовым книжкам пока находится на этапе изучения и проработки. На сегодняшний день подобный закон не принят.
Нужно знать! Как только человек впервые устраивается на работу и официально оформляет необходимую документацию, ему открывают трудовую книжку. Делается это один раз за трудовую деятельность гражданина. Если книжка заканчивается, ее продлевают с помощью специальных вкладышей.
Довольно часто предприятия подлежат реорганизации или прекращают свою деятельность. Невозможно гарантировать, что за 25-50 лет все будет стабильно, поэтому всегда есть опасность утери архивной документации. Именно поэтому вопросу хранения и сохранности трудовых книжек уделяется большое внимание.
Электронное хранение трудовых книжек: перспективы и возможности
Традиционно трудовые книжки сотрудников хранятся в бумажном формате в отделе кадров предприятия. Однако с развитием информационных технологий все больше компаний переходят на электронное хранение документов, включая трудовые книжки.
Электронное хранение трудовых книжек имеет ряд преимуществ. Во-первых, это позволяет избежать потери или повреждения бумажного экземпляра. В случае пожара, наводнения или других чрезвычайных ситуаций, когда бумажные документы могут быть уничтожены, электронные копии останутся в сохранности. Во-вторых, электронные трудовые книжки легко доступны для просмотра и анализа, что упрощает контроль за деятельностью сотрудника. В-третьих, электронное хранение позволяет экономить место, так как больше не требуется физическое пространство для хранения бумажных документов.
Однако, следует учесть определенные требования при электронном хранении трудовых книжек. Во-первых, электронные копии должны быть точными и неизменными, чтобы они могли служить доказательством в случае споров или проверок. Во-вторых, необходимо обеспечить сохранность электронных данных от несанкционированного доступа или вирусных атак. В-третьих, электронные копии должны быть доступными в течение всего периода хранения, который определяется законодательством.
Какую ответственность несет работник при электронном хранении трудовой книжки? Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ, работник обязан хранить трудовую книжку и предъявить ее по требованию работодателя, органов государственной власти или органов местного самоуправления. При этом, работник несет ответственность за сохранность трудовой книжки и за ее своевременное предъявление.
Если работник уволен или умер, его трудовая книжка должна быть передана родственникам или другим законным наследникам. В случае невостребованности трудовой книжки работником или его наследниками, она должна быть хранится в отделе кадров предприятия в течение 75 лет.
Таким образом, электронное хранение трудовых книжек предоставляет новые перспективы и возможности для предприятий. Оно позволяет сократить время на выполнение административных действий, улучшить контроль за деятельностью сотрудников и обеспечить сохранность важных документов. При этом, следует учитывать требования законодательства и обеспечивать безопасность электронных данных.