Командировка сотрудника: как оформить
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка сотрудника: как оформить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Отмена командировочных удостоверений, во-первых, немного сократила оборот документов в организациях, позволив снять с бухгалтерии некоторую часть работы. Во-вторых, Постановление Правительства предоставило компаниям бóльшую свободу в том, как им организовывать делопроизводство, и в вопросе разработки собственных бланков.
Но важно знать, что пришло на смену командировочным удостоверениям. В том же самом Постановлении сказано, что теперь основанием для определения времени пребывания в командировке являются проездные документы. То есть билеты на поезд или самолет, например.
Если билетов или других проездных документов нет, то срок пребывания в рабочей поездке можно установить с помощью документов, которые подтверждают факт найма жилого помещения. Это могут быть талоны, квитанции или договоры о съеме квартиры, комнаты или номера в гостинице.
Если вдруг и таких бумаг нет, то работник имеет право предоставить любые другие документы, из которых станет известно о сроках пребывания в рабочей поездке и о самом ее факте. Как вариант, если в командировку человек отправился в другое государство, он может предоставить копию загранпаспорта, в котором будут отметки о въезде и выезде.
Может быть и так, что в командировку человека отправили совсем недалеко — например, в соседний город. И он решил воспользоваться служебным транспортом или личным автомобилем.
В такой ситуации основанием для подтверждения факта пребывания в командировке может служить служебная записка с отметкой в пункте назначения. К ней нужно будет приложить документы, которые подтвердят понесенные расходы. Это может быть путевой лист, квитанции о покупке топлива, чеки и т.д.
Правила оформления командировочного удостоверения
Стандартная унифицированная форма для составления удостоверения на командировку заполняется с двух сторон листа. Есть три части, которые нужно заполнить.
Первая часть лицевой стороны бланка включает:
- номер удостоверения, под которым оно вносится в журнал учета;
- полное наименование предприятия с указанием его формы (индивидуальный предприниматель, открытое или закрытое акционерное общество или общество с ограниченной ответственностью);
- дата, когда издан документ.
Вторая часть документа, также расположенная на лицевой стороне формы, включает основные сведения о гражданине, отправляемом в командировку:
- Ф. И. О.;
- табельный порядковый номер личного дела;
- занимаемая должность;
- место прохождения служебного задания;
- цель командировки (обучение, проверка работы филиала, повышение квалификации, совершение сделки и т. д.);
- сроки поездки.
Выделим два изменения, внесенных в Положение о командировках, о которых должны знать кадровики. Во-первых, фактический срок командировки определяется по проездным документам (п. 7 Положения).
Во-вторых, термин «распоряжение работодателя» сменился термином «решение работодателя», оставив неизменным остальные составляющие понятия командировки (п. 3 Положение о командировках). Причин для второго уточнения пока не видно. Возможно, данное «косметическое» уточнение предугадывает последующие законодательные новеллы, например, расширение полномочий профсоюзов или подготовку к введению в ТК РФ требования о согласии работника для направления его в командировку. А возможно, либеральным разработчикам поправок не понравилась жесткость формулировки.
Впрочем, такое изменение во всех случаях представляется довольно удивительным, особенно с учетом того, что ст. 166 ТК РФ по-прежнему оперирует понятием «распоряжение работодателя». Более того, именно термин «распоряжение» в настоящий момент, по нашему мнению, является правильным. Ведь распоряжение – это реализация управомоченного лица своего права и одновременно акт (документ, устное распоряжение), направленный вовне и требующий однозначной реакции от других лиц. А решение – это явление во внешний мир внутренней воли, реализация которой требует последующих действий либо лица, изъявившего волю (издание распоряжения, приказа, устное волеизъявление), либо третьих лиц, которых такое решение касается. В целом данная правка, на наш взгляд, не несет смысловой нагрузки, незначительным образом смещая акценты.
Какие документы не нужны для командировки
Обратите внимание! Правительство России своим постановлением от 29 декабря 2014 №1595 отменило необходимость в служебном задании и командировочном удостоверении. Это правило действует ещё с 8 января 2015 года.
Вместе с тем статьи 8 и 22 ТК дают нанимателю право прописывать некоторые особенности оформления командировок в локальных нормативных актах. Если работодатель посчитает нужным, он может определить во внутреннем акте компании, что составление командировочного удостоверения и служебного задания необходимо. В этом случае работники будут оформлять документы в установленном нанимателем порядке.
С августа 2015 года наниматель может также не заполнять и журнал учёта работников, убывающих в служебные командировки. Такое право предоставлено ему постановлением Правительства №771, принятым 29 июля 2015.
Сколько дней может длиться командировка?
Минимальный срок командировки не ограничен (т.е. можно отправить работника в командировку даже на 1 день, например, по области). Максимальный срок командировки также не ограничен ТК РК.
Но есть ограничение со стороны Налогового кодекса. Согласно пп.2 п.2 ст.319 НК РК, если командировка длительностью до 40 календарных дней, то полученные суточные не признаются доходом работника. Если командировка больше 40 дней, с суточных за каждый последующий день необходимо удерживать ОПВ, ИПН и прочие налоги и соцплатежи. Поэтому, чтобы этого избежать, на практике командировку оформляют либо до 40 дней, либо оформляется работа вахтовым методом.
В каждом конкретном случае срок командировки устанавливает работодатель в зависимости от ее целей и служебного задания.
Днем отъезда считается дата отправки поезда, вылета самолета и т.д. Если транспорт отправляется в 24.00, датой направления в командировку считается предыдущий день. Если позже – то следующие сутки.
Если работник вернулся из командировки и в тот же день вышел на работу, это считается днем командировки, а значит за этот день выплачиваются суточные.
Важно! Суточные не заменяют выплату зарплаты за этот день. Зарплата продолжает начисляться за каждый день нахождения в командировке.
Рассмотрим пример заполнения унифицированной формы № Т-10:
- наименование организации: ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»;
- код ОКПО: 12345678;
- регистрируем бумагу в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н; указываем дату и номер: 24.11.2019;
- Ф.И.О. и табельный номер (при наличии) командируемого работника: Петров Петр Петрович, табельный номер 4;
- структурное подразделение и должность: учебная часть, преподаватель верховой езды;
- куда направляется сотрудник: Всероссийский научно-исследовательский институт коневодства, п. Дивово Рыбновского района Рязанской области;
- цель поездки: обучение на курсах повышения квалификации тренера;
- количество календарных дней, дата начала и окончания командировки: 4 календарных дня с 27 по 30 ноября 2019 года;
- паспортные данные работника: серия 1234 номер 123456;
- подписываем у руководителя;
- ставим отметку о выбытии: выбыл из г. Москвы 27.11.2019;
- отдел кадров учреждения, куда направлен сотрудник, ставит отметки о прибытии в день приезда и выбытии в день отъезда: прибыл в п. Дивово 27.11.2019, выбыл 30.11.2019;
- делаем отметку о прибытии: прибыл в г. Москву 30.11.209.
Обязательно ли командировочное удостоверение в 2023 году?
До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.
В 2023 году основанием для служебной поездки является приказ руководителя организации. Теперь этого достаточно, оформление командировочного удостоверения и вместе с ним служебного задания не является обязательным. Оно остается на усмотрение руководства компании, которое вправе закрепить своим нормативным документом положение о служебных командировках, где прописать удостоверение обязательным документом, как для работодателя, так и для сотрудника.
Целью документа является подтверждение того, что работник выбыл из начального пункта и достиг конечного. Доказательством служит наличие соответствующих подписей и печатей, как свершившийся факт деловой поездки.
Организации и ИП, которые начали работать в 2015 году и позже, вероятнее всего, даже не знают, что такое командировочное удостоверение, зачем оно нужно и как выглядит. Это неудивительно, поскольку в начале 2015 года законодательство в этой сфере поменялось: постановление правительства №1595 от 29.12.2014 отменило командировочные удостоверения и служебные задания, журналы регистрации командировок. Благодаря новой редакции Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением правительства №749 от 13.10.2008), подтвердить нахождение в рабочей поездке сотрудникам стало легче.
Уже более 5 лет оформление рабочих поездок упрощено: для обоснования командировки необходимо письменное решение руководителя организации, а основанием для изменения командировочного удостоверения является приказ (распоряжение), который вносит поправки в первоначальный. Нахождение в месте назначения работник подтверждает билетами на поезд (самолет, автобус), а при их отсутствии другими схожими документами (счетами, квитанциями за гостиницу, бензин и т. п.). Если у сотрудника не окажется и таких бумаг, то он запрашивает у принимающей стороны служебную записку, в которой подтвержден срок командировки.
Поскольку законодательство позволяет компаниям самостоятельно решать, нужно ли выписывать командировочное удостоверение в 2021 году, многие организации продолжают применять этот документ. С его помощью удобно:
- подтверждать факт нахождения сотрудника в рабочей поездке;
- отражать точные даты прибытия и убытия;
- подтверждать расходы и начисление суточных.
Упразднено командировочное удостоверение
Прежде всего, из названных постановлений Правительства РФ (№ 749 и № 812) исключено упоминание о командировочном удостоверении. Напомним: ранее оно считалось обязательным при командировках внутри страны, а также при направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Важно
Теперь при любых загранкомандировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
Командировочное удостоверение подтверждало срок пребывания в командировке, который исчислялся от даты приезда в пункт назначения до даты выезда из него. В целях определения суточных к этому сроку приплюсовывалось время в пути.
Отмена командировочного удостоверения означает, что время в пути приравнивается к выполнению работником трудовой функции. Ведь период пребывания в организации, куда командирован работник, теперь специально не обособляется (день прибытия и день убытия не фиксируются). Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении из служебной командировки.
Правда, разработчики комментируемого постановления не озаботились тем, что в пункте 11 (абз. 3) Постановления № 749 время нахождения в командировке и время проезда по-прежнему разделены… По мнению автора, в корректировке нуждается и эта формулировка.
Упразднено командировочное удостоверение
Прежде всего, из названных постановлений Правительства РФ (№ 749 и № 812) исключено упоминание о командировочном удостоверении. Напомним: ранее оно считалось обязательным при командировках внутри страны, а также при направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Важно
Теперь при любых загранкомандировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
Командировочное удостоверение подтверждало срок пребывания в командировке, который исчислялся от даты приезда в пункт назначения до даты выезда из него. В целях определения суточных к этому сроку приплюсовывалось время в пути.
Отмена командировочного удостоверения означает, что время в пути приравнивается к выполнению работником трудовой функции. Ведь период пребывания в организации, куда командирован работник, теперь специально не обособляется (день прибытия и день убытия не фиксируются). Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении из служебной командировки.
Правда, разработчики комментируемого постановления не озаботились тем, что в пункте 11 (абз. 3) Постановления № 749 время нахождения в командировке и время проезда по-прежнему разделены… По мнению автора, в корректировке нуждается и эта формулировка.
Использование личного транспорта
Ну а в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте — легковом автомобиле или мотоцикле — фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она представляется работником работодателю по возвращении из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. К таким документам отнесены, в частности, путевой лист, счета, квитанции и кассовые чеки.
Между тем использование личного транспорта не предполагает применение путевых листов. Их оформляют в целях безопасности дорожного движения исключительно при эксплуатации автомобильного транспорта, принадлежащего юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям (п.п. 2, 28, 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. приказом Минтранса России от 15.01.2014 № 7).
Далее, о каких счетах, квитанциях и кассовых чеках может идти речь при использовании личного транспорта? – Видимо, в первую очередь это документы, удостоверяющие приобретение топлива по маршруту следования, на которых будут отражены реквизиты АЗС. При этом расходы на ГСМ в части, связанной с исполнением служебного поручения, возмещает работодатель (ст. 188 ТК РФ). Однако в целях налогообложения прибыли размер компенсаций, включая затраты на топливо, определяется в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).
Кроме того, косвенными доказательствами поездки работника могут служить иные счета, квитанции и кассовые чеки, подтверждающие его проезд через тот или иной населенный пункт по маршруту следования. Примером может служить кассовый чек предприятия общественного питания или продуктового магазина на трассе, хотя эти затраты работника работодатель не возмещаются. Кстати, ночевать можно и в машине (наличие документов о проживании не обязательно).
Примечательно, что в качестве личного транспорта могут быть использованы исключительно легковой автомобиль или мотоцикл. Применение для этих целей иных видов транспорта, принадлежащих командированному работнику, – скажем, грузового автомобиля или катера, — Постановлением № 749 не предусмотрено. Если использование неоговоренных транспортных средств все же целесообразно, то работодателю надлежит их либо арендовать, либо получить от собственника в безвозмездное пользование. Но в этом случае об использовании личного транспорта речь уже не идет. В такой ситуации роль проездного документа действительно будет выполнять путевой лист.
Видимо, аналогичным образом решается вопрос о времени пребывания в командировке, если работник направился в нее на транспортном средстве, принадлежащем работодателю на праве собственности. Хотя считать путевой лист проездным документом нормативных оснований не имеется. Нужно признать, что вопрос о поездках на служебном транспорте остался непроработанным. Будем ждать официальных разъяснений.
Отмена командировочного удостоверения по сути избавляет работодателя от необходимости контроля за местом нахождения командированного работника. В принципе такое сокращение ограничений можно только приветствовать. Теперь выезжать в другую местность работник может без предварительного согласования с принимающей стороной (на практике таковая не всегда имеется). Да и необходимость отметки в командировочном удостоверении о выбытии из пункта назначения ограничивала мобильность работника.
Оформление командировки в 2021 году
Документ, регламентирующий процедуру возмещения сотрудникам расходов во время служебных отъездов (траты на жилье, проезд, суточные), обычно называется – положение о командировках (образец 2021 года будет в конце статьи). Этим же положением определяют перечень действий обоих сторон – работника и нанимателя – при возникновении в командировке нестандартных ситуаций.
Для каждого предприятия должен быть свой документ, в котором четко расписаны все характерные для него нюансы служебных поездок.
Обычно положение о командировках включает несколько разделов. Один из основных – о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную командировку. И чаще всего устанавливают такое правило:
| Командированный работник в течение 3-х рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных для поездки средств. |
При составлении положения необходимо конкретизировать статьи командировочных трат, которые организация компенсирует сотруднику.
Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.
В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.
Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).
Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.
Командировочное удостоверение: бланк, образец заполнения
Как правило, информационные листы заполняются в свободной форме на бланках организаций, их предоставляющих. Справка о нахождении в командировке подлежит такому же оформлению, как и любой исходящий документ учреждения. На этой странице мы рассмотрим основные составляющие этой бумаги, и предоставим возможность бесплатно по прямой ссылке.
Само название дает основание предполагать, что документ несет информацию о настоящем или прошлом нахождении человека в командировке. В практике обсуждаемая бумага применяется редко. Подтверждение факта нахождения в другом месте может потребоваться где угодно. Например, человека вызвали в суд по повестке, где он обязан дать показания и подтвердить какие-то обстоятельства. Но в силу нахождения командировке сделать этого не может. В таком случае, понадобиться именно такая справка.
Как работодателю зафиксировать отказ от командировочных удостоверений
По общему правилу, порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Поэтому довольно часто в этих целях работодатели утверждают «Положение о командировках». Если компания решит отказаться от использования командировочных удостоверений, то соответствующие изменения нужно будет внести в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Для этого, в частности, потребуется:
- исключить упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
- прописать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
- закрепить, что в случае поездки работника на личном транспорте, по возвращении из командировки он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.
Читать дальше: На какой срок избирается генеральный директор ооо
Также заметим, что информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н). В этом журнале есть специальная графа, в которой прежде указывали дату и номер командировочного удостоверения. Однако теперь это можно не делать (например, можно ставить прочерк или вообще ничего не писать). И нарушения в этом не будет.