Образец справки о командировке работника 2021
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец справки о командировке работника 2021». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выдать справку может любой сотрудник, имеющий доступ к соответствующим кадровым документам. Но руководитель должен дать распоряжение. Как правило, это делает сотрудник кадровой службы или секретарь. Оформить документ необходимо в течение 3 дней с момента получения письменного запроса от сотрудника.
Справка с работы о командировке
Каждый руководитель должен выдавать своим сотрудникам документы, которые имеют непосредственное отношение к их трудовой деятельности. Это его обязанность, и игнорировать её он не должен. Об этом сказано в ст. 62 ТК РФ. Срок исполнения требования – 3 дня.
Но для этого сотрудник должен подать письменный запрос на имя руководителя. Документ должен быть зарегистрирован в качестве входящего документа. Если работодатель не исполнит требование в течение указанного срока, на него можно пожаловаться в соответствующую инстанцию.
Справка о командировке с места работы может понадобиться:
- суду для того, чтобы подтвердить уважительную причину отсутствия на заседании. Рассматриваться может любое дело. Также она поможет восстановить течение срока давности для подачи иска или прочих процессуальных документов;
- при обращении в государственные или муниципальные органы за конкретной услугой, для которой установлен конкретный срок обращения. Например, у работника известна дата бракосочетания, но руководство отправляет его в этот день в служебную поездку. При наличии справки дату регистрации могут перенести на ближайшую календарную дату;
- по месту учёбы. Например, сотрудник обучается на заочном отделении, и уже известны даты сессии. Но в этот период его отправляют в командировку. Это будет уважительной причиной для пропуска экзамена или зачёта и для переноса его на другой день без образования академической задолженности;
- для получения визы для въезда в другую страну;
- управляющей компании для перерасчёта платы за коммунальные услуги. Например, в квартире нет ИПУ, и начисление ресурсов осуществляется по соцнормам. При наличии справки в период отсутствия плата за эти ресурсы будет пересчитана, так как не было их фактического потребления;
- в иные инстанции.
С какой целью может потребоваться?
Процесс оформления командировки сопровождается заполнением ряда документов, не оставляющих у нанимателя вопросов о том, куда и с какой целью уезжал работник.
Для подтверждения обычно требуются только проездные билеты и квитанции с гостиницы или другого временного места жительства (съемная комната, квартира и т. д.).
Таким образом, справка о командировке нужна для предъявления не работодателю, а другой организации.
Где может потребоваться такой документ?
Главная цель этой справки – официальное подтверждение факта отсутствия в населенном пункте по уважительной причине. Ситуаций, в которых может потребоваться подобный документ, множество.
Ниже подробно рассмотрены возможные варианты.
Справка о командировке — правила составления
Первоначально необходимо обратить внимание на важный аспект. Справка о нахождении в командировке может быть выдана только командированному работнику. Указываемая в ней информация не может выдаваться другим организациям или лицам.
Образец справки о командировке не имеет стандартной формы и составляется в произвольном порядке. Однако для того, чтобы документ обладал юридической силой, необходимо обратить внимание на обязательные к заполнению аспекты:
- название данной справки;
- данные о том, кому она предоставляется;
- дата и место заполнения формы;
- информация, подтверждающая место работы сотрудника;
- подтверждение, что в указанный период времени сотрудник находился или будет находиться в служебной поездке по распоряжению руководства;
- подпись руководителя и обязательно печать организации.
Если командирование осуществлялось за границу или предполагало длительный период, то может быть указано и место, где находился сотрудник. При составлении не указывается, с какой целью работник бал назначен в поездку, его доход или должность. Данный образец документации является лишь подтверждением факта отсутствия, а не отчетностью.
Составляется документ обычно в печатном виде, однако допускается и рукописный вариант. При правильном оформлении они имеют одинаковую юридическую силу. На практике такое подтверждение требуется не часто, обычно предоставляются иные формы документации — проездные билеты, копия приказа о назначении, копия служебного задания, если оно оформлялось.
Образец справки о командировке
Выдать справку может любой сотрудник, имеющий доступ к соответствующим кадровым документам. Но руководитель должен дать распоряжение. Как правило, это делает сотрудник кадровой службы или секретарь. Оформить документ необходимо в течение 3 дней с момента получения письменного запроса от сотрудника.
Информация в справке должна соответствовать действительности, поэтому опираться нужно на распорядительную документацию по предприятию. У каждой справки должен быть порядковый номер в системе исходящего документооборота.
По правилам, сотрудник должен подготовить письменный запрос за оформление справки о командировке. Тогда у него будет гарантия того, что она будет готова в течение 3 дней. Если с руководством сложились доверительные отношения, то можно попросить устно. Если же есть опасения, что в 3-дневный срок её не подготовят, нужно писать заявление.
С какой целью может потребоваться?
Процесс оформления командировки сопровождается заполнением ряда документов, не оставляющих у нанимателя вопросов о том, куда и с какой целью уезжал работник.
Для подтверждения обычно требуются только проездные билеты и квитанции с гостиницы или другого временного места жительства (съемная комната, квартира и т. д.).
Таким образом, справка о командировке нужна для предъявления не работодателю, а другой организации.
Где может потребоваться такой документ?
Главная цель этой справки – официальное подтверждение факта отсутствия в населенном пункте по уважительной причине. Ситуаций, в которых может потребоваться подобный документ, множество.
Ниже подробно рассмотрены возможные варианты.
Командировка – это поездка человека, с которым у предприятия заключён трудовой договор в другой город или в регион с целью выполнения служебных обязанностей. Продолжительность поездки определяет сам руководитель. Она зависит от объёма задач, которые нужно выполнить, а также от удалённости от основного места работы до места командировки.
Не стоит «отсылать» работника в другую местность на год или несколько лет. Это может быть расценено контролирующими органами как перевод в другую местность. За неправильное кадровое оформление работодателя могут привлечь к ответственности в виде штрафа.
Чтобы этого не произошло, необходимо опираться на внутренний распорядок и отправлять работников в командировки только после получения от них письменного согласия.
Для чего нужен такой документ
Документы, подтверждающие различные обстоятельства в период трудовой деятельности, могут повлиять на юридически значимые факты, с которыми приходится сталкиваться гражданам. Справка о командировке содержит даты убытия и прибытия из служебной поездки, что позволяет подтвердить не только продолжительность пребывания в другом населенном пункте, но и уважительность причин отсутствия по месту постоянного проживания.
Выделим наиболее распространенные ситуации, когда гражданам может понадобиться справка о командировке:
- для представления в суд – на основании справки можно подтвердить уважительность причин для переноса процесса, отсутствия на заседании, либо при восстановлении процессуальных сроков;
- при обращении за государственными и муниципальными услугами, если продолжительность их оказания зависит уважительных обстоятельств (например, представление справки в ЗАГС может рассматриваться как причина для сокращения сроков регистрации брака);
- по месту прохождения учебы – для переноса даты экзамена или зачета;
- для получения визы в дипломатических представительствах иностранного государства – при подтверждении цели, сроков и маршрута поездки.
Чтобы справка содержала объективные и достоверные сведения о продолжительности поездки, она должна выдаваться на основании приказа руководства предприятия, а также утвержденного отчета о выполнении служебного задания в командировке.
Справка о командировке не входит в перечень обязательных бланков и форм, которые нужно представить в различные инстанции и ведомства. Поэтому представление документа будет вызвано сложившимися обстоятельствами.
Подобная справка представляет собой официальный документ, подтверждающий, что работник в определенные даты был командирован руководителем своей организации для исполнения обязанностей в другой местности.
Причины, по которым сотрудник может быть направлен в командировку, нигде не зафиксированы. Они определяются производственной необходимостью и финансовыми возможностями организации-работодателя.
Командировка сопровождается оформлением целого ряда документов, среди которых могут быть:
- уведомление о направлении в командировку (служебная записка, поручение и т. д.) с письменным согласием работника;
- приказ или распоряжение о командировке;
- служебное задание;
- командировочное удостоверение;
- отчет о командировке и т. д.
То есть для работодателя очевидно, где во время командировки находился его работник. За ним на весь этот период сохранялось место работы и средняя заплата.
Поэтому для работодателя могут потребоваться только дорожные документы и подтверждение проживания в гостинице или в арендованной квартире.
Справка же о командировке требуется работнику для ее предъявления не по месту работы, а в иной организации.
Например, в учебном заведении, управляющей компании, государственном учреждении и т. д. Случаев, когда потребуется подтвердить факт отсутствия в определенном незаселенном пункте, существует довольно много.
Представить справку необходимо, в зависимости от ситуации, до начала командировки или после ее завершения.
Например, подтвердить нахождение в командировке может потребоваться:
- в учебное заведение (ВПО или СПО) для объяснения отсутствия на занятиях или на экзаменах;
- в органы ЗАГС для ускорения регистрации брака;
- в суд для обоснования отсутствия на рассмотрении дела;
- в управляющую компанию для перерасчета коммунальных платежей и т.д.
С какой целью может потребоваться?
Процесс оформления командировки сопровождается заполнением ряда документов, не оставляющих у нанимателя вопросов о том, куда и с какой целью уезжал работник.
Для подтверждения обычно требуются только проездные билеты и квитанции с гостиницы или другого временного места жительства (съемная комната, квартира и т. д.).
Таким образом, справка о командировке нужна для предъявления не работодателю, а другой организации.
Где может потребоваться такой документ?
| Место запроса | Цель |
| Учебное заведение | Перенесение экзаменов |
| Государственное учреждение | Откладывание или ускорение процесса |
| Управляющая компания | Перерасчет стоимости коммунальных услуг |
Главная цель этой справки – официальное подтверждение факта отсутствия в населенном пункте по уважительной причине. Ситуаций, в которых может потребоваться подобный документ, множество.
Ниже подробно рассмотрены возможные варианты.
В каких случаях оформляется?
Справка о пребывании в служебной поездке выдается руководством предприятия (организации), на котором трудоустроен работник, и выдается последнему при необходимости по его ходатайству.
Сотруднику представленная бумага может потребоваться в следующих ситуациях:
- Для предоставления в судебные органы. Если лицо, направленное в командировку, является участником (стороной) судебного процесса, и дата слушания совпадает с днями пребывания в служебной поездке, он может предоставить в суд соответствующую справку с прошением о переносе заседания. В некоторых случая суду могут потребоваться дополнительные подтверждающие документы, например, проездные билеты к месту командировки и обратно и т.п.
- Для расчета пенсии по смешанному типу. Представленная ситуация имеет отношение лишь к работникам регионов, приравниваемых к условиям Крайнего Севера при поездках на выполнение служебного задания на Крайний Север. На основании предоставленной справки пенсионное обеспечение будет рассчитываться по увеличенной ставке.
- Для подтверждения уважительности причины отсутствия на сессии в высшем учебном заведении. Имеет отношение к работникам, которые совмещают учебу и работу. При подаче в вуз представленной справки можно просить о переносе дат сдачи экзаменов на более ранние или поздние.
- Для уменьшения срока между подачей заявления в органы ЗАГС на бракосочетание и самого процесса. В случае, когда жених и невеста запланировали роспись на конкретную дату, но одного из них на соответствующий период направляют в командировку, можно предоставить представленный документ сотрудникам ЗАГСа с целью переноса даты росписи на более раннюю или позднюю.
- Для предоставления в органы полиции. Представленные органы могут потребовать справку о командировке, если лицо, направленное в служебную поездку, имеет условный срок осуждения или является условно досрочно освобожденным, поскольку такие категории граждан пребывают на специальном контроле правоохранительных органов и не имеют права покидать место проживания без уважительных причин и уведомления участкового.
- В компанию, занимающейся управлением в многоквартирном доме. При длительных поездках, особенно заграничных, командированные граждане имеют право требовать перерасчета квитанций по оплате коммунальных платежей в связи с продолжительным отсутствием по постоянному месту проживания. Для изменения счетов необходимо предоставить документальное подтверждение нахождения длительного промежутка времени вне дома.
Если работнику требуется представленная справка для предоставления в несколько мест, в шапке документа может быть указано обозначение «по требованию», однако следует учитывать, что ряд государственных органов (особенно суд) не принимает справку о командировке в виде копии или без указания учреждения, в которое она предоставляется.
Особенности документа
Подобная справка представляет собой официальный документ, подтверждающий, что работник в определенные даты был командирован руководителем своей организации для исполнения обязанностей в другой местности.
Причины, по которым сотрудник может быть направлен в командировку, нигде не зафиксированы. Они определяются производственной необходимостью и финансовыми возможностями организации-работодателя.
Командировка сопровождается оформлением целого ряда документов, среди которых могут быть:
- уведомление о направлении в командировку (служебная записка, поручение и т. д.) с письменным согласием работника;
- приказ или распоряжение о командировке;
- служебное задание;
- командировочное удостоверение;
- отчет о командировке и т. д.
То есть для работодателя очевидно, где во время командировки находился его работник. За ним на весь этот период сохранялось место работы и средняя заплата.
Поэтому для работодателя могут потребоваться только дорожные документы и подтверждение проживания в гостинице или в арендованной квартире.
Справка же о командировке требуется работнику для ее предъявления не по месту работы, а в иной организации.
Например, в учебном заведении, управляющей компании, государственном учреждении и т. д. Случаев, когда потребуется подтвердить факт отсутствия в определенном незаселенном пункте, существует довольно много.
Представить справку необходимо, в зависимости от ситуации, до начала командировки или после ее завершения.
Например, подтвердить нахождение в командировке может потребоваться:
- в учебное заведение (ВПО или СПО) для объяснения отсутствия на занятиях или на экзаменах;
- в органы ЗАГС для ускорения регистрации брака;
- в суд для обоснования отсутствия на рассмотрении дела;
- в управляющую компанию для перерасчета коммунальных платежей и т.д.
Ошибка: Сотрудник отдела кадров потребовал оплату процедуры оформления справки о командировке.
Комментарий: Любые документы, касающиеся трудовой деятельности сотрудника, должны быть оформлены на безвозмездной основе.
Ошибка: Сотрудник оформил справку о командировке, чтобы ускорить процесс регистрации брака, хотя в ней содержится информация о направлении сотрудника в поездку через 2 месяца с момента подачи справки в органы ЗАГС.
Комментарий: Чтобы ускорить регистрацию брака в органах ЗАГС, справка должна сообщать о направлении сотрудника в поездку раньше, чем истечет месяц с даты подачи документа сотрудникам учреждения. Это связано с тем, что регистрация брака должна быть произведена в течение месяца, на общих основаниях, что в рассматриваемом случае никак не препятствует отъезду заявителя в командировку.
Справка о длительной командировке
Продолжительность командировки определяется руководством компании, исходя из необходимости проведения служебного задания и выполнения прочих поручений. Но она не может быть бессрочной. Руководство обязано определить срок пребывания сотрудника в другом городе или регионе.
То есть можно направить работника в командировку на определённый срок, чтобы он выполнил конкретное задание. Если возникает необходимость продления, то руководство имеет на это право. Но рекомендуется вернуть сотрудника из такой поездки по месту его основной работы, через некоторое время снова отправить его в поездку.
Для этого необходимо:
- снова издать приказ;
- ознакомить с ним работника;
- выдать суточные или аванс для трат;
- отправить в поездку.
При направлении в поездку иностранного гражданина необходимо убедиться в том, что он имеет разрешение на работу именно в том регионе, куда его направляют. Если такое отсутствует или у него нет патента, то срок поездки не может превышать 10 дней.
Справка расчет по командировке
Пока работник находится в командировке, работодатель выплачивает ему суточные. Они необходимы для удовлетворения естественных потребностей человека: в еде, жилье и прочем. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в другом месте, отличном от места работы. Оплачиваются не только будни, но выходные и праздничные дни, а также день отъезда и день приезда.
Унифицированной формы справки для расчёта суточных не предусмотрено, работодатель имеет право самостоятельно её разработать. Лучше, если она будет оформляться на фирменном бланке предприятия. Но если такового нет, то нужно указать:
- полное название юридического лица;
- его юридический адрес;
- ИНН, КПП и ОКТМО;
- контактную информацию;
- должность руководителя;
- его ФИО.
Далее даётся расшифровка по оформляемому документу. В частности, нужно указать:
- его название;
- дату составления;
- номер справки по порядку;
- дату составления.
Сама справка состоит из нескольких граф, в каждой из которых необходимо указывать конкретные сведения:
- номер по порядку;
- ФИО человека, которому выплачиваются отпускные. Если в командировку едут сразу несколько человек, то нет необходимости на каждого оформлять свой документ. ФИО идут по порядку, необязательно в алфавитном порядке, можно по должностям по ранжиру;
- табельный номер конкретного сотрудника;
- реквизиты приказа о направлении его в командировку;
- потом указывается наименование расхода. В данном случае это может быть питание, проживание или просто суточные. Рекомендуется указать это в названии документа, тогда не нужно будет выделять лишнюю графу;
- установленный норматив по данной статье расходов. Законом установлен минимальный размер суточных при поездках по территории России в рамках исполнения служебных обязанностей. У работодателя есть право установить больший размер, но меньше он платить не имеет права;
- дату отъезда и дату приезда;
- количество дней поездки;
- конечный итог, который является произведением норматива на количество дней.
Если уезжало несколько человек, то в конце документа нужно подвести общий итог, который будет являться суммой по всем сотрудникам. Подписывает справку главный бухгалтер и руководитель организации. Заверяется она печатью.