23.02.2023

Как заверить копию трудовой книжки работника?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверить копию трудовой книжки работника?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Есть ли законодательные ограничения срока

2. Копия трудовой книжки для банка

3. Сколько действует заверенная копия трудовой книжки

4. Ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи копии документа

5. Заполнение трудовой книжки на ипотечный кредит

6. Почему необходимо заверять последнюю страницу

7. Как заверить трудовую?

8. Кто может потребовать копии

9. Как оформить копию трудовой книжки для банка?

10. Срок действия заверенной копии трудовой книжки – СИЗ, нормы, инструкции

11. Копия трудовой книжки — зачем она нужна

12. Сколько действительна копия трудовой книжки

Для того, чтобы копия трудовой книжки имела юридическую силу, документ должен быть обязательно оформлен надлежащим образом и соответствовать определенным правилам. Должна быть снята копия со всех страниц трудовой книжки, они должны быть скреплены в правильном порядке, а на каждом листе должна иметься печать выдавшей копию трудовой организации. Такие же печати должен проставить и нотариус, если копия делается через него.

Копия трудовой для всех организаций должна быть сделана по всем правилам (по закону). Организации требуют утверждения каждой страницы при помощи печати компании и подписи ответственного человека.

Значительным пунктом в предоставлении такой копии является ее срок действия. Условия по данному вопросу каждое предприятие выдвигает свои. В основном ксерокопия трудовой действительна лишь один месяц с даты ее утверждения компанией. Некоторые банки уменьшают данный срок до двух недель по причине выдачи в кредит большой суммы денег. Есть и такие организации, которые позволяют иметь законную силу данному документу на протяжении трех месяцев. И только в одном случае законом не ограничивается срок действия копии книжки гражданина до внесения в подлинник новой информации – если ее заверил нотариус.

После истечения дозволенного срока копия трудового документа гражданина становится недействительной. В этом случае сотрудник может взять еще одну копию или же (если позволяет инстанция) продлить время действия, обратившись к работодателю. Также действие такого документа может закончиться в том случае, если после снятия ксерокопии в книжке была зафиксирована новая информация.

Есть ли законодательные ограничения срока

Время, в течение которого действует ксерокопия документа, законом не установлено. Запрашивающие организации самостоятельно определяют, в какой срок будет приниматься копия трудовой книжки. В большинстве случаев он составляет один месяц. Этот срок применяется при предоставлении копии трудовой книжки в следующие инстанции:

органы социальной защиты (например, если предъявитель претендует на компенсацию по квартплате или другие льготы);
Главное Управление по вопросам миграции МВД РФ – для замены или получения загранпаспорта (с 2013 года копия трудовой перестала быть обязательной, однако часто ее продолжают требовать или вносят в список «желательных» документов);
Пенсионный фонд РФ – для начисления пенсии;
работодателю, к которому гражданин устраивается по совместительству.

Копия трудовой книжки для банка

Отдел кадров организации, это своего рода орган, который отвечает за всю внутреннюю документацию предприятия, нормативное закрепление и урегулирование ряда проблем с оформлением бумаг.

Сотрудник отдела кадров, оформивший копию трудовой книжки сотруднику, не указал свои инициалы и должность.

Предоставление в банк для получения кредита к ним не относится. Если гражданину необходимо предоставить в банк информацию о своей трудовой деятельности, понадобится копия трудовой книжки.

Размер суммы законом не ограничен. Перечень основных документов для оформления ипотечного кредита включает:

Заполненную анкету. Ее бланк можно взять в банковском учреждении, скачать на официальном сайте или заполнить форму онлайн. Анкета одновременно является и заявкой на предоставление ипотечного кредита. Паспорта заемщика и созаемщиков, а также поручителей, если таковые имеются.

Сколько действует заверенная копия трудовой книжки

Копию рабочей книжки гражданина данные организации требуют для того, чтобы убедиться, что человек имеет постоянную работу и является платежеспособным. В условиях, которые выдвигают банки, существуют прописанные правила по сбору документов на оформление кредита.

все отксерокопированные листы пронумеровать в нужном порядке (так, как они идут в трудовой);
сшить листы, выведя нитку за последний лист;
сзади последнего листа связать нитку и наклеить бланк, указав на нем количество страниц и поставив подпись, заверяющую копии;
проставить дату оформления документа;
печать необходимо ставить так, чтобы она заезжала на заверяющий бланк.

Ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи копии документа

За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности. Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст. 5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице.

Субъект	Сумма (руб.)
должностное лицо	1000-5000 (штраф может быть заменен на предупреждение)
предприниматель	1000-5000
юридическое лицо	30000-50000

Законодательством не установлено конкретного срока действия копии книжки, поэтому этот момент вызывает у многих споры. Каждая организация, запрашивающая копию, должна устанавливать собственные требования к ней. В зависимости от того, для какой цели она необходима, срок действия копии может быть установлен различный. В большинстве случаев она требуется:

в кредитных организациях при оформлении запроса для получения займа или кредита;
в ПФР для подтверждения своего трудового стажа;
в Посольстве разных стран для получения разрешения на въезд;
в социальных органах для оформления пособий;
в судебных инстанциях для подтверждения места трудоустройства.

Раньше этот документ нужен был для оформления загранпаспорта. Но сейчас он не требуется. Более подробно узнать об этом вы можете из представленного видео.

Заполнение трудовой книжки на ипотечный кредит

Трудовая книжка не исключение, если нужно оформить пособие на ребенка или единовременную выплату. Период действия копии трудовой в соцзащиту составляет столько же, сколько действительна копия трудовой книжки для кредита – 30 дней. Эти же сроки действительны для документов, собираемых в судебные инстанции. Кто заверяет Копию трудовой книжки должен заверить либо руководитель организации, либо нотариальная контора.

На последней странице копии необходимо указать, работает гражданин на данный момент в организации или уже уволен. Сколько действительна заверенная копия трудовой книжки? Столько, сколько требуют организации, запрашивающие подобные документы. Заверять трудовую книжку у нотариуса необходимо только при обращении в пенсионный фонд. Алгоритм заверения и регулирующие документы С документа делается четкая копия, и на каждой странице нужно проставить штамп «копия верна».

Почему необходимо заверять последнюю страницу

Главная цель рассматриваемого документа, подтверждение информации о трудовом стаже и профессиональной деятельности гражданина. Нужно отметить, что каждую инстанцию интересуют лишь определенные данные, содержащиеся в бланке. Органы социальной защиты проверяют длительность непрерывного стажа, а банковские работники – уровень платежеспособности клиента, который подтверждается наличием места, где ведется трудовая деятельность.

Основываясь на всех вышеперечисленных факторах, можно сделать заключение, что дубль оригинального документа должен иметь отметку «Работает в настоящий момент». Наличие данной записи является обязательным требованием многих инстанций. Отсутствие этой отметки может стать препятствием в реализации прав на одобрение кредитных займов, государственных субсидий и других льгот. Ниже представлен образец копии трудовой книжки заверенной работодателем.

Как заверить трудовую?

При получении выписки или копии трудовой книжки необходимо проверить, чтобы она была правильно оформлена. Должны присутствовать:

Печать предприятия;
ФИО, подпись и должность заверителя;
Уточнение надписью «копия верна»;
Дата заверения.

На последней странице копии трудовой должна содержаться информация о вашей текущей должности.

Кто может потребовать копии

Копия трудовой документации может быть запрошена уполномоченными органами в ходе решения человеком каких-либо текущих вопросов, по которым нужно подтвердить информацию, имеющую отношение к факту трудоустройства человека, к его стажу, квалификационному уровню и степени профессионализма. Запрос обычно оформляется в устном виде представителями организации, однако чаще всего копия книжки является одной из перечня многочисленных бумаг.

Она может потребоваться банковской организацией при проверке данных при выдаче кредита или ссуды. При оформлении пособий, субсидий и материальных выплат документ предоставляется в органы социальной защиты. Миграционной службой запрос производится при оформлении загранпаспорта, а посольством – при получении визы. Копия понадобится при рассмотрении бумаг в ходе судебного делопроизводства, а также при решении вопросов об усыновлении.

Как оформить копию трудовой книжки для банка?

Правила в отношении предъявляемых документов у каждого банка свои. Предварительное их изучение позволит клиенту минимизировать риск невыдачи кредита.

Поэтому будущему заемщику прежде всего нужно знать, какие требования к копии трудовой книжки предъявляет именно выбранный банк. Их можно узнать в офисе банка или на его сайте в интернете.

Обычно требования банков к оформлению копии трудовой книжки таковы:

достаточно копировать листы трудовой книжки с имеющимися записями, а не пустые (сквозная нумерация записей в ней не позволит изъять невыгодные);
на одном листе А4 располагать один или два разворота документа в масштабе не менее 100%;
оборотная сторона листа не используется;
если запись о последнем трудоустройстве находится в конце разворота трудовой книжки, то следует сделать копию следующего пустого листа (чтобы у кредитной комиссии не возникло сомнений о наличии последующих записей);
каждый лист ксерокопии должен быть заверен подписью должностного лица (с указанием его должности) и печатью организации;
ксерокопия трудовой книжки после последней записи о приеме на работу должна содержать надпись синей ручкой: «Работает по настоящее время в должности такой-то. Номер записи, текущая дата». Эта надпись должна быть заверена подписью должностного лица (с указанием должности);
последняя страница копии трудовой книжки, как и все остальные листы, также должна быть заверена подписью должностного лица и печатью организации. То есть на последней странице должны быть два заверения и две печати: во-первых, записи о том, что работник трудится по настоящее время, во-вторых, заверение страницы в целом.

Так в общих случаях выглядит копия трудовой книжки для кредита. Соблюдение этих несложных правил может повысить шансы будущего заемщика получить кредит.

Основанием для выдачи копии является поданное сотрудником заявление. Но это правило больше относится к крупным и средним предприятиям с большой численностью работников. В малых предприятиях и предпринимателями копия может быть выдана по устной просьбе заявителя. Но чтобы вам не задержали выдачу такого документа, я рекомендую всегда составлять заявление о его выдаче.

Копировать необходимо все страницы, в которых сделаны записи. Копии нужно делать с самого первого листа, где указаны сведения о владельце книжки. А последней копией будет лист, где стоит отметка с последнего места работы.

Копии можно заверить 2 способами:

Заверить каждый лист по отдельности. Тогда необходимо на каждом из них поставить подтверждение «Верно» или написать «Копия верна». Также от заполняющего требуется написать свою должность, фамилию, расписаться и поставить печать организации. Кроме этого необходимо поставить дату заверения ксерокопий.
Скрепить все листы между собой прошивкой и прикрепить дополнительную бумагу, на которой будет указано количество листов. Также на нем ставится надпись о том, что «Копия верна» или «Верно». Обязательно надо указать должность заполняющего человека, его ФИО и поставить печать. Не забываем также ставить дату оформления копий.

После основного заверения на копии необходимо написать фразу о том, что человек продолжает работать. Обязательно укажите, что он работает по настоящее время.

Право подписи имеют:

сотрудники отдела кадров;
бухгалтер;
директор;
предприниматель.

Если в организации имеется печать, она обязательно должна ставиться. При ее отсутствии надо сделать запись «Верить без печати».

Выдача копии должна быть осуществлена не позднее трехдневного срока после получения запроса от сотрудника.

Срок действия заверенной копии трудовой книжки – СИЗ, нормы, инструкции

При получении выписки или копии трудовой книжки необходимо проверить, чтобы она была правильно оформлена. Должны присутствовать:

Печать предприятия;
ФИО, подпись и должность заверителя;
Уточнение надписью «копия верна»;
Дата заверения.

Копия трудовой книжки — зачем она нужна

Прежде чем перейти к основной теме, необходимо разобраться с терминологией. Итак, трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и рабочий стаж работника. Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки. Копия документа — это экземпляр, полностью соответствующий оригиналу, то есть в нем содержится такая же информация, как и в оригинале. Заверенная же копия — это копия, на которой в соответствующем порядке представлены реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа.

Во многих организациях требуется предоставить данные из трудовой книжки, например:

при оформлении кредита в банке;
для определения алиментов;
для начисления пособий и социальных льгот;
для получения заграничного паспорта, визы;
проверки стража в Пенсионном фонде России;
в службе занятости населения, когда необходимо будет снять пометку о безработице.

Зачастую для оформления каких-либо документов, необходимо предоставить подтверждение о своем постоянном заработке. Таким документом и будет трудовая книжка. Так как подлинник документа храниться в отделе кадров организации, и его не часто просят предоставить в оригинале, то в организации работник предоставляет копии. Однако эти копии тоже необходимо заверить. Во-первых, это предусмотрено законодательством РФ. В случае несоблюдения правил, может наступить административная ответственность. Во-вторых, организации, куда будет обращаться работник, не примут его документы и не окажут ему необходимую услугу.

Сколько действительна копия трудовой книжки

Сколько дней действительна копия трудовой книжки для отдела управления Федеральной миграционной службы.

В управлении Федеральной миграционной службы граждане России могут оформить загранпаспорт. Для совершения данной процедуры отдел дает определенный перечень документации, которую нужно предоставить. Сюда входит копия рабочей книжки. Это относится только к работающему населению. Если гражданин не имеет места работы, то ему нужно принести саму трудовую книжку, в которой зафиксирована информация о прежнем месте работы.

Действительна такая утвержденная копия месяц. Если срок ее подошел к концу, то организация УФМС позволяет продлить документ. Для этого следует заново заверить его работодателем или уполномоченным на это специалистом при помощи еще одной печати и подписи. Подлинность данной ксерокопии не должна вызывать сомнений. Каждые знак, буква и цифра должны быть разборчивы.

Представители Роструда разъяснили особенности заверения копий трудовых книжек по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Этот документ требует, чтобы помимо записи «Копия верна» ответственное лицо указало место, где хранится подлинник. В частности, необходимо указывать номер дела и год.

Однако если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года. Вот конкретный пример записи, которую должен сделать кадровый работник в этом случае:

Верно
Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Организация».
Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И.
02.07.2018